Хмарна чи локальна бухгалтерія. Що обрати малому бізнесу?

Малі бізнеси часто стоять перед непростим вибором: залишатися на знайомому локальному бухгалтерському софті чи переходити у хмару. І хоча великі компанії давно вже в хмарі, малим важливо зважити плюси й мінуси саме для свого масштабу та специфіки. Розберімося, без теорій і маркетингових гасел - тільки практика.

Що таке локальна бухгалтерія?

Це класичний підхід: програма встановлюється на комп’ютері бухгалтера або на сервері компанії. Приклади - M.E.Doc у локальному режимі, BAS без веб-доступу.

Переваги:

• Повний контроль. Дані - у вас. Ви самі вирішуєте, хто й коли має доступ.
• Працює без інтернету. Якщо інтернет слабкий або нестабільний - критично важливо.
• Знайомість. Для багатьох бухгалтерів - звична схема, без потреби у переучуванні.

Недоліки:

• Ризик втрати даних. Один вірус, збій диску - і без резервної копії прощавай облік.
• Оновлення вручну. А це час, ризики помилок, зайві витрати.
• Обмежений доступ. Якщо треба щось подивитись з дому або з телефону - не вийде без складних налаштувань.

Що таке хмарна бухгалтерія?

Програма працює через браузер. Ви заходите на сайт, логінитесь і працюєте. Приклади - «BAS у хмарі», «Fredo», або міжнародні варіанти типу QuickBooks, Xero.

Переваги:

• Доступ звідусіль. Офіс, дім, відпустка - достатньо інтернету.
• Автоматичні оновлення. Завжди актуальна версія, без вашої участі.
• Безпека. Дані зберігаються на професійних серверах із резервним копіюванням.
• Зручно працювати в команді. Власник, бухгалтер, податковий консультант - усі можуть працювати одночасно.

Недоліки:

• Потрібен стабільний інтернет. Без нього ніяк.
• Абонплата. Часто щомісячна, хоча в сумі може вийти дешевше, ніж купівля ліцензії.
• Можливі обмеження функціоналу. Деякі хмарні рішення простіші за локальну версію.

Як прийняти рішення на коросить того, чи іншого варіанту

Для цього задайте собі такі питання.

• Чи потрібен вам доступ до обліку з різних місць або пристроїв?
  Якщо так — хмара.
• Чи є у вас постійний бухгалтер в офісі, який звик працювати в одній програмі?
  Тоді можливо краще залишити локальну систему, щонайменше на перехідний період.
• Наскільки критичним є інтернет-зв’язок у вашому регіоні?
  Поганий інтернет — аргумент за локальну систему.
• Чи готові ви платити щомісяця, замість одноразової покупки?
  Для когось гнучка підписка зручна, для інших - обтяжлива.
• Чи плануєте рости і делегувати частину функцій?
  Хмарна модель краще масштабується, особливо якщо кількість користувачів зростає.

Що обирають на практиці

Мікробізнеси з невеликим документообігом і мінімумом персоналу часто йдуть у хмару - це просто, швидко і не потребує ІТ-інфраструктури. Особливо актуально для ФОПів на спрощеній системі.

Малі компанії з найманими працівниками й обліком ПДВ можуть балансувати: тримати базу на локальному сервері, але робити резервні копії в хмару або мати веб-доступ через віддалений робочий стіл.

Порада: не “або-або”, а “і-і”

Рішення - не завжди “чорне або біле”. Деякі компанії зберігають локальну облікову систему, але налагоджують автоматичне резервне копіювання в хмару. Або переходять на хмарну бухгалтерію, але залишають локальний бек-ап “на всяк випадок”.

Для бізнесу, який активно росте, потребує мобільності й командної роботи - хмарна бухгалтерія стане відчутним полегшенням. Якщо ж ви працюєте в стабільному режимі, без потреби в онлайн-доступі - немає потреби поспішати.

Важливо не гнатися за трендами, а обрати те, що працює для вас. І не забувайте про головне - безпеку даних. Бо втрата бухгалтерської бази - це проблема, яка не має хороших сценаріїв.

Якщо вам потрібна допомога з вибором програми для автоматизації бухгалтерського обліку або міграцією зі старої версії на сучасну - звертайтесь за телефоном +38 (067) 190-98-11 (Вайбер, Телеграм) або залиште заявку у формі під дописом. Ми розбираємося і в “хмарах”, і в локальних версіях.