Бухгалтерський облік на аутсорсі чи власними силами. Переваги та недоліки

Кожен день бізнеси стикаються з дилемою - як втримати фінанси під контролем, не потопаючи в океані паперів та звітів. Поки конкуренти борються за клієнтів, розумні власники бізнесу розуміють - справжня перемога криється не лише в якості товарів чи послуг, а й у майстерному управлінні цифрами.Перед керівництвом компаній часто постає питання створювати власну бухгалтерію чи скористатися послугами аутсорсингових компаній? У цій статті розглянемо переваги та недоліки обох підходів, щоб допомогти у прийнятті зваженого рішення.

Бухгалтерський облік власними силами

Переваги підходу

• Безпосередній контроль. Штатний бухгалтер знаходиться в офісі компанії, що забезпечує постійний доступ до нього та можливість оперативного вирішення поточних питань. Це особливо цінно для підприємств, де фінансові операції відбуваються щодня і потребують миттєвої реакції.
• Глибоке розуміння специфіки бізнесу. Працюючи безпосередньо в компанії, бухгалтер краще розуміє особливості її діяльності, бізнес-процеси та внутрішню структуру, що дозволяє ефективніше вирішувати завдання обліку.
• Конфіденційність інформації. Фінансова інформація не виходить за межі компанії, що знижує ризики витоку комерційних таємниць.
• Можливість формування фінансової стратегії. Штатний фінансовий директор або головний бухгалтер може брати участь у розробці фінансової стратегії підприємства, будучи повноцінним членом управлінської команди.
• Гнучкість у виконанні додаткових функцій. Власний бухгалтер може виконувати суміжні завдання, які виходять за рамки стандартного бухгалтерського обліку, наприклад, кадрове діловодство або документообіг.

Недоліки підходу.

• Високі витрати. Утримання власної бухгалтерії передбачає не лише заробітну плату співробітників, але й витрати на організацію робочих місць, програмне забезпечення, підвищення кваліфікації, соціальний пакет тощо.
• Людський фактор. Ризики, пов'язані з хворобами, відпустками або звільненням співробітників, можуть призвести до затримок у роботі та порушення термінів подання звітності.
• Необхідність постійного навчання. Законодавство у сфері оподаткування та бухгалтерського обліку постійно змінюється, що вимагає регулярного підвищення кваліфікації персоналу.
• Обмеженість компетенцій. Один бухгалтер або навіть невелика бухгалтерія може не мати достатнього досвіду вирішення специфічних або рідкісних завдань, які можуть виникати у процесі діяльності підприємства.
• Складність контролю якості. Керівництву компанії, особливо якщо воно не має спеціальних знань у сфері бухгалтерії, складно оцінити якість роботи власного бухгалтера та виявити помилки до моменту перевірки контролюючими органами.

Бухгалтерський облік на аутсорсі

Переваги підходу.

• Економія коштів. Аутсорсинг дозволяє значно скоротити витрати на утримання бухгалтерії. Компанія платить лише за конкретні послуги і не несе додаткових витрат на обладнання робочих місць, навчання персоналу та соціальні гарантії.
• Професійний рівень послуг. Аутсорсингові компанії спеціалізуються на наданні бухгалтерських послуг, мають у штаті фахівців різного профілю та рівня кваліфікації, що гарантує високу якість роботи.
• Відсутність залежності від конкретних співробітників. Хвороба або відпустка окремого бухгалтера не впливає на безперервність обслуговування, оскільки аутсорсингова компанія забезпечує заміну.
• Гарантія якості та відповідальність. Аутсорсингові компанії несуть договірну відповідальність за якість наданих послуг та компенсують збитки у разі допущення помилок.
• Доступ до експертизи. У разі виникнення складних або нестандартних ситуацій аутсорсингова компанія може залучити вузькопрофільних спеціалістів без додаткових витрат для клієнта.
• Можливість масштабування. Обсяг послуг може гнучко змінюватися в залежності від потреб бізнесу, що особливо актуально для сезонного бізнесу або компаній на етапі активного росту.

Недоліки підходу.

• Обмежений доступ до бухгалтера. На відміну від штатного співробітника, спеціаліст з аутсорсингової компанії не завжди доступний для негайної консультації.
• Менша залученість у діяльність компанії. Зовнішні фахівці можуть не мати глибокого розуміння специфіки бізнесу клієнта, що іноді призводить до формального підходу до вирішення завдань.
• Ризики конфіденційності. Передача фінансової інформації сторонній організації завжди пов'язана з ризиками її витоку або неналежного використання.
• Залежність від якості комунікації. Ефективність співпраці значною мірою залежить від налагодженості процесу обміну інформацією та документами між клієнтом та аутсорсером.
• Можливі додаткові витрати. Деякі послуги можуть не входити до базового пакета і оплачуватися окремо, що може призвести до непередбачених витрат.

Який варіант обрати?

Вибір між власною бухгалтерією та аутсорсингом залежить від багатьох факторів:

• Розмір компанії. Для малого бізнесу з невеликою кількістю операцій аутсорсинг часто є більш економічно вигідним. Великим компаніям зі складною структурою може бути доцільніше створити власну бухгалтерію.
• Специфіка діяльності. Компаніям з нестандартними операціями або специфічною галузевою структурою може бути складно знайти аутсорсера з відповідним досвідом.
• Стадія розвитку бізнесу. Стартапам та бізнесу на початковому етапі зручніше користуватися аутсорсингом, щоб не відволікати ресурси від основної діяльності. Зрілі компанії часто створюють комбіновані моделі.
• Географія діяльності. Міжнародним компаніям може бути складно знайти аутсорсера, який забезпечить облік відповідно до законодавства різних країн.
• Фінансові можливості. Бюджет компанії часто є вирішальним фактором при виборі моделі організації бухгалтерського обліку.

Комбіновані моделі ведення бухобліку

Багато компаній обирають комбіновані моделі організації бухгалтерського обліку:
Часткове залучення аутсорсингу. Компанія може мати власного бухгалтера для поточних операцій, але залучати аутсорсингову компанію для підготовки річної звітності або проведення аудиту.
Тимчасовий аутсорсинг. При відсутності штатного бухгалтера (відпустка, хвороба, звільнення) компанія тимчасово користується послугами аутсорсингової компанії.
Аутстафінг. Модель, при якій співробітник фактично працює на території клієнта, але юридично залишається працівником аутсорсингової компанії.

Потрібно розуміти, що не існує універсального рішення щодо організації бухгалтерського обліку, яке підходило б усім компаніям. Кожен бізнес повинен оцінити свої потреби, можливості та специфіку діяльності, щоб обрати оптимальну модель.
При цьому важливо пам'ятати, що організація бухгалтерського обліку - це не статичне рішення. З розвитком компанії, зміною законодавства та ринкових умов обрана модель може і повинна переглядатися. Гнучкість та готовність до змін є ключовими факторами успішного управління фінансами підприємства в сучасних умовах.

Якщо у вас виникла потреба у автоматизації бухгалтерського обліку - звертайтесь до наших фахівців за телефоном +38 (067) 190-98-11 (Вайбер, Телеграм) або у формі під дописом. Ми підберемо оптимальне рішення під вас.