Бухгалтерский учет на аутсорсе или собственными силами. Преимущества и недостатки

Каждый день бизнес сталкивается с дилеммой — как держать финансы под контролем, не утопая в океане бумаг и отчетов. Пока конкуренты борются за клиентов, умные владельцы бизнеса понимают — настоящая победа кроется не только в качестве товаров или услуг, но и в мастерском управлении цифрами. Руководству компаний часто приходится решать, создавать ли собственную бухгалтерию или воспользоваться услугами аутсорсинговых компаний? В этой статье рассмотрим преимущества и недостатки обоих подходов, чтобы помочь принять взвешенное решение.

Бухгалтерский учет собственными силами

Преимущества подхода

• Непосредственный контроль. Штатный бухгалтер находится в офисе компании, что обеспечивает постоянный доступ к нему и возможность оперативного решения текущих вопросов. Это особенно ценно для предприятий, где финансовые операции происходят ежедневно и требуют мгновенной реакции.
• Глубокое понимание специфики бизнеса. Работая непосредственно в компании, бухгалтер лучше понимает особенности её деятельности, бизнес-процессы и внутреннюю структуру, что позволяет эффективнее решать задачи учета.
• Конфиденциальность информации. Финансовая информация не выходит за пределы компании, что снижает риски утечки коммерческих тайн.
• Возможность формирования финансовой стратегии. Штатный финансовый директор или главный бухгалтер может участвовать в разработке финансовой стратегии предприятия, будучи полноценным членом управленческой команды.
• Гибкость в выполнении дополнительных функций. Собственный бухгалтер может выполнять смежные задачи, выходящие за рамки стандартного бухгалтерского учета, например, кадровое делопроизводство или документооборот.

Недостатки подхода

• Высокие расходы. Содержание собственной бухгалтерии предполагает не только зарплату сотрудников, но и затраты на организацию рабочих мест, программное обеспечение, повышение квалификации, соцпакет и т. д.
• Человеческий фактор. Риски, связанные с болезнями, отпусками или увольнением сотрудников, могут привести к задержкам в работе и нарушению сроков сдачи отчетности.
• Необходимость постоянного обучения. Законодательство в сфере налогообложения и бухгалтерии постоянно меняется, что требует регулярного повышения квалификации персонала.
• Ограниченность компетенций. Один бухгалтер или даже небольшая бухгалтерия может не иметь достаточного опыта в решении специфических или редких задач, которые могут возникать в процессе деятельности предприятия.
• Сложность контроля качества. Руководству компании, особенно если оно не имеет специальных знаний в области бухгалтерии, сложно оценить качество работы бухгалтера и выявить ошибки до момента проверки контролирующими органами.

Бухгалтерский учет на аутсорсе

Преимущества подхода

• Экономия средств. Аутсорсинг позволяет значительно сократить расходы на содержание бухгалтерии. Компания платит только за конкретные услуги и не несёт дополнительных затрат на оборудование рабочих мест, обучение персонала и социальные гарантии.
• Профессиональный уровень услуг. Аутсорсинговые компании специализируются на предоставлении бухгалтерских услуг, имеют в штате специалистов разного профиля и уровня квалификации, что гарантирует высокое качество работы.
• Отсутствие зависимости от конкретных сотрудников. Болезнь или отпуск отдельного бухгалтера не влияет на непрерывность обслуживания, так как аутсорсинговая компания обеспечивает замену.
• Гарантия качества и ответственность. Аутсорсинговые компании несут договорную ответственность за качество предоставляемых услуг и компенсируют убытки в случае ошибок.
• Доступ к экспертизе. При возникновении сложных или нестандартных ситуаций аутсорсинговая компания может привлечь узкопрофильных специалистов без дополнительных затрат для клиента.
• Возможность масштабирования. Объем услуг может гибко меняться в зависимости от потребностей бизнеса, что особенно актуально для сезонного бизнеса или компаний на этапе активного роста.

Недостатки подхода

• Ограниченный доступ к бухгалтеру. В отличие от штатного сотрудника, специалист из аутсорсинговой компании не всегда доступен для немедленной консультации.
• Меньшая вовлечённость в деятельность компании. Внешние специалисты могут не иметь глубокого понимания специфики бизнеса клиента, что иногда приводит к формальному подходу к решению задач.
• Риски конфиденциальности. Передача финансовой информации сторонней организации всегда связана с рисками её утечки или ненадлежащего использования.
• Зависимость от качества коммуникации. Эффективность сотрудничества во многом зависит от налаженности процесса обмена информацией и документами между клиентом и аутсорсером.
• Возможны дополнительные расходы. Некоторые услуги могут не входить в базовый пакет и оплачиваться отдельно, что может привести к непредвиденным расходам.

Какой вариант выбрать?

Выбор между собственной бухгалтерией и аутсорсингом зависит от множества факторов:

• Размер компании. Для малого бизнеса с небольшим количеством операций аутсорсинг часто более экономически выгоден. Крупным компаниям со сложной структурой может быть целесообразно создать собственную бухгалтерию.
• Специфика деятельности. Компаниям с нестандартными операциями или специфической отраслевой структурой может быть сложно найти аутсорсера с соответствующим опытом.
• Стадия развития бизнеса. Стартапам и бизнесу на начальном этапе проще пользоваться аутсорсингом, чтобы не отвлекать ресурсы от основной деятельности. Зрелые компании часто создают комбинированные модели.
• География деятельности. Международным компаниям может быть сложно найти аутсорсера, который обеспечит учет в соответствии с законодательством разных стран.
• Финансовые возможности. Бюджет компании часто является решающим фактором при выборе модели организации бухгалтерского учета.

Комбинированные модели ведения бухучета

Многие компании выбирают комбинированные модели организации бухгалтерского учета:
Частичное привлечение аутсорсинга. Компания может иметь собственного бухгалтера для текущих операций, но привлекать аутсорсинговую компанию для подготовки годовой отчётности или проведения аудита.
Временный аутсорсинг. При отсутствии штатного бухгалтера (отпуск, болезнь, увольнение) компания временно пользуется услугами аутсорсинговой компании.
Аутстаффинг. Модель, при которой сотрудник фактически работает на территории клиента, но юридически остаётся работником аутсорсинговой компании.

Необходимо понимать, что не существует универсального решения по организации бухгалтерского учета, подходящего для всех компаний. Каждый бизнес должен оценить свои потребности, возможности и специфику деятельности, чтобы выбрать оптимальную модель.
При этом важно помнить, что организация бухгалтерского учета — не статичное решение. С развитием компании, изменением законодательства и рыночных условий выбранная модель может и должна пересматриваться. Гибкость и готовность к изменениям — ключевые факторы успешного управления финансами предприятия в современных условиях.

Если у вас возникла потребность в автоматизации бухгалтерского учёта — обращайтесь к нашим специалистам по телефону +38 (067) 190-98-11 (Viber, Telegram) или заполните форму под публикацией. Мы подберем лучшее решение для вас.