Автоматизація обліку для ФОП. Які варіанти є?

Більшість ФОП в Україні вже давно не намагаються вести свою бухгалтерію в Excel. Хто може собі дозволити - віддає бухгалтерію на аутсорс, хто економить і веде власними силами та користується спеціалізованими онлайн-сервісами. Але вибір конкретного інструменту досі викликає питання.
Розберемося, які рішення реально працюють на українському ринку і як не помилитися з вибором.

Поточна ситуація на ринку

Український ринок облікових бухгалтерських систем кардинально змінився за останні роки. Продукти 1С, які раніше були популярні заборонені,  а от локальні рішення активно розвиваються. Одночасно зросла популярність європейських та американських платформ, адаптованих під українське законодавство.
ФОП зараз мають три основні варіанти: повністю віддати облік бухгалтеру на аутсорс, використовувати спеціалізований онлайн-сервіс чи програму або комбінувати обидва підходи. Популярним варіантом є коли ФОП веде первинку сам, а звіти робить бухгалтер.

Сервіси для ведення обліку популярні в Україні

BAS Бухгалтерія - популярне рішення, яке прийшло на заміну 1С. Має окремі модулі для ФОП різних груп, зручний інтерфейс та регулярні оновлення відповідно до змін у законодавстві.

MASTER:Бухгалтерія - рішення від українського розробника. Система розроблена спеціально під наші реалії, має всі необхідні форми звітності та постійно оновлюється відповідно до змін у законодавстві. Підходить як для ФОП, так і для невеликих ТОВ.

Sota орієнтується на торгівлю та послуги. Переважно орієнтована на ведення документообігу, але також включає і облікові функції. Має вбудований склад, касу, CRM. Підходить ФОП, які ведуть складний бізнес з великою кількістю номенклатури.

Спеціалізовані рішення

Якщо українські сервіси не підходять за функціоналом, можна розглянути міжнародні платформи з українською локалізацією, наприклад SAP. Вони зазвичай дорожчі, але пропонують більше можливостей для складного бізнесу.
Такі рішення підходять ФОП з великими оборотами або специфічними вимогами до обліку.

Що важливо при виборі

• Податкова звітність має формуватися автоматично. Перевірте, чи є шаблони саме для вашої групи ФОП та системи оподаткування. Це критично важливо.
• Банківські інтеграції економлять купу часу. Виписки завантажуються автоматично, операції розпізнаються за шаблонами. Подивіться, чи підтримується ваш банк.
• Мобільний доступ потрібен не для повноцінної роботи, а для швидкого внесення операцій. Сфотографував чек, система розпізнала - готово.
• Підтримка українською критична під час навчання та вирішення проблем. Документація, відеоуроки, чат підтримки — все має бути зрозумілим.

Гібридний підхід

Найпрактичніший варіант для більшості ФОП - комбінація онлайн-сервісу чи програми для автоматизації обліку та бухгалтера. Ви ведете первинні документи в системі, а бухгалтер раз на місяць формує звіти та подає їх до податкової.
Такий підхід дає контроль над поточними операціями та впевненість у правильності звітності. Плюс економить гроші порівняно з повним бухгалтерським обслуговуванням.

Практичні поради

Почніть з безкоштовного тарифу або пробного періоду. Всі нормальні сервіси дають можливість протестувати функціонал перед оплатою.
Не переносьте історію далі ніж на півроку назад. Старі дані зазвичай не критичні для поточного управління, а процес переносу забере багато часу.
Налаштуйте автоматизацію поступово. Спочатку просто вносьте операції вручну, потім підключайте банк, потім додавайте автоматичні правила розбиття по категоріях.
Робіть бекапи. Навіть якщо користуєтеся хмарним сервісом, періодично експортуйте дані собі на комп'ютер.

Вартість питання

Українські онлайн-сервіси коштують від 200 до 1000 гривень на місяць залежно від функціоналу. Міжнародні платформи зазвичай дорожчі — від 15-30 доларів на місяць, плюс потрібні додаткові витрати на локалізацію та налаштування.
Бухгалтерський аутсорс для ФОП коштує від 1000 гривень на місяць. Комбінований підхід виходить десь 800-1200 гривень.

Вибір інструменту залежить від складності вашого бізнесу та готовності розбиратися з технічними деталями. Для більшості ФОП оптимальний варіант - український онлайн-сервіс або програма плюс бухгалтер для звітності.

Головне - почати користуватися будь-якою системою замість хаотичного ведення паперів. Навіть найпростіший сервіс краще повної відсутності обліку.

Якщо у вас сумніви у виборі тієї чи іншої програми для автоматизації бухгалтерського обліку звертайтесь до наших фахівців за телефоном +38 (067) 190-98-11 (Вайбер, Телеграм) або залиште заявку у формі під дописом. Ми працюємо вже більше 20 років в цій галузі і підберемо для вас найбільш оптимальне рішення.