Постачальник не зареєстрував податкову накладну, як організувати автоматичний контроль

Якщо постачальник не зареєстрував податкову накладну в ЄРПН, покупець не може відобразити податковий кредит за цією операцією. Бухгалтер зазвичай дізнається про проблему під час підготовки декларації з ПДВ, коли час на реакцію майже вичерпано. Регулярний контроль вхідних накладних коштує значно менше, ніж коригування декларації, спори з контрагентом і втрата кредиту на велику суму.

Чому відсутня податкова накладна стає проблемою покупця

Згідно з п. 198.6 ПКУ, сума ПДВ, не підтверджена зареєстрованою в ЄРПН податковою накладною чи розрахунком коригування, не належить до податкового кредиту. Накладна у вигляді файлу чи паперу, надісланого постачальником, цього права не дає. Значення має лише факт реєстрації.
buhgalter911

Постачальник зобов'язаний зареєструвати накладну протягом 15 календарних днів з дати складання за п. 201.10 ПКУ. Прострочення не робить реєстрацію неможливою: накладну можна зареєструвати із запізненням, але постачальник сплатить штраф за ст. 120-1 ПКУ. Розмір штрафу залежить від тривалості затримки, шкала починається з 1% суми ПДВ і зростає зі збільшенням строку. Для покупця це означає, що відсутня накладна не обов'язково втрачена, але її треба активно повертати в роботу. Право на податковий кредит за такою накладною, за чинною редакцією п. 198.6, зберігається протягом 1095 днів з дати складання накладної або розрахунку коригування. Строк великий, проте очікувати без контролю не варто: накладна, зареєстрована через пів року, потрапить у податковий кредит пізнішого періоду, і ваші показники за потрібний період будуть неточними. 

Причини, чому накладна не з'являється в реєстрі, бувають різними. Постачальник міг просто забути, у нього могли виникнути технічні проблеми з підписом, або реєстрацію могли зупинити за критеріями ризиковості (п. 201.16 ПКУ), і тоді він мусить подавати пояснення та документи. Також можливо, що контрагент узагалі не є платником ПДВ, а ціну виставив із ПДВ помилково. Автоматичний контроль має розрізняти ці випадки, щоб менеджер знав, що саме сказати контрагенту.

Реєстр очікуваних накладних

Основа контролю — реєстр очікуваних накладних. Це окрема таблиця чи довідник в обліковій системі, куди потрапляє кожна операція з ПДВ, що має породити вхідну податкову накладну. Реєстр заповнюється не за фактом надходження накладної, а в момент події: оплата, відвантаження чи підписання акта. У протилежному випадку ви побачите лише ті накладні, які вже з'явилися, і пропущені так і залишаться непоміченими.

Мінімальний набір полів реєстру:

• контрагент, його ІПН і ЄДРПОУ та номер договору;
• первинний документ (накладна, акт, платіжне доручення) із датою й сумою;
• сума ПДВ за документом;
• дата виникнення податкових зобов'язань — з неї починається відлік 15 днів;
• граничний термін реєстрації, який система розраховує сама;
• номер і дата накладної в ЄРПН після її появи;
• статус: очікується, зареєстрована, прострочена, у претензії, закрита;
• відповідальний менеджер і дата останнього нагадування.

Дату виникнення податкових зобов'язань слід визначати за правилом «першої події» з п. 187.1 ПКУ: це або дата зарахування коштів, або дата відвантаження, залежно від того, що сталося раніше. У реєстрі це краще закласти логікою розрахунку, а не вводити вручну, бо при передоплаті та поставці в різні місяці бухгалтери найчастіше помиляються з датою.

Як автоматично виявляти відсутні документи

Реєстр очікуваних накладних щодня звіряється з даними ЄРПН. Є три практичні способи отримати ці дані.

Перший спосіб — вивантаження з Електронного кабінету платника (реєстр податкових накладних, де ви є покупцем), яке вантажиться в обліковій системі. Це працює навіть без інтеграцій, але потребує регулярних ручних дій.

Другий спосіб — вбудована функція звірки в програмах для звітності та обліку: M.E.Doc, Вчасно, BAS Бухгалтерія. Вони підтягують вхідні накладні із реєстру й автоматично порівнюють їх із первинними документами.

Третій спосіб — власна інтеграція через API сервісів обміну електронними документами та кабінет платника, якщо в компанії великий потік операцій і є розробники. Вибір залежить від обсягів: до кількох десятків накладних на місяць достатньо вбудованої звірки, а понад кілька сотень уже виправдана автоматизація.

Алгоритм звірки. Система порівнює контрагента, суму ПДВ і період із реєстру з накладною в ЄРПН і прив'язує їх. Якщо збіг знайдено, статус змінюється на «зареєстрована». Якщо ні, система рахує кількість днів до граничного строку, а після нього — кількість днів простроченого. Розбіжності між сумою в реєстрі й сумою в накладній винесіть в окремий статус, бо часто виявляється, що накладну зареєстровано на іншу суму чи розбито на кілька. Автоматично такі випадки не вирішуються, їх оброблює бухгалтер.

Нагадування контрагентам через CRM або бухгалтерську систему

Нагадування працюють тоді, коли їх відправляє система, а не люди за власним календарем. Налаштувати це можна у будь-якому інструменті, що вміє створювати завдання за подіями: CRM, BAS, чи навіть за допомогою Power Automate або Zapier для зв'язки таблиці з поштою. Логіка однакова всюди, і її можна оформити як ескалаційний ланцюжок з прив'язкою до граничного терміну:

• за 5 днів до граничного строку — автоматичний лист контрагенту зі списком очікуваних накладних і датами;
• у день граничного строку — другий лист і завдання менеджеру зв'язатися з контрагентом по телефону;
• на 3-й день протермінованого — офіційне нагадування з посиланням на договір і застереженням про відшкодування збитків від втрати податкового кредиту;
• на 10-й день протермінованого — сигнал фінансовому директору та головному бухгалтеру, перегляд умов подальших поставок і оплат;
• на 30-й день протермінованого — рішення про претензію та утримання оплати за наступними відвантаженнями.

Поточні закупівлі в цьому ланцюжку краще пов'язати з платежами. Якщо в реєстрі є прострочена накладна, система може показувати попередження бухгалтеру при створенні платіжки цьому контрагенту. Це найефективніший важіль, бо оплата є для постачальника основним мотивом дати відповідь.

Що робити, якщо накладна так і не з'явилась

Спочатку з'ясуйте причину. Перевірте статус контрагента в реєстрі платників ПДВ, чи не зупинено реєстрацію його накладних, і чи не було відмови в реєстрації. Запитайте постачальника напряму, бо часто йдеться про технічну проблему з ключем або помилку в реквізитах.

Якщо контрагент відповідає, що накладну зареєстровано, але ви її не бачите, перевірте реквізити покупця в ній. Накладну часто оформлюють на іншу юридичну особу чи ІПН, і тоді її слід виправляти розрахунком коригування.

Коли причину встановлено, а накладної немає, подайте письмову претензію. Основа для вимог — договір: там слід передбачити зобов'язання постачальника реєструвати накладні у строк і відшкодовувати покупцю збитки через втрату податкового кредиту. За відсутності такого пункту претензія ґрунтується на загальних нормах цивільного законодавства, але доводити суму збитків складніше.

У декларації з ПДВ за період, де операція відбулась, суму без зареєстрованої накладної до податкового кредиту не включають. Коли накладну зареєструють пізніше, кредит відображають у періоді її реєстрації, у межах 1095 днів. Якщо ви вже відобразили кредит, а накладної немає, потрібно подати уточнюючий розрахунок, щоб уникнути штрафу за заниження зобов'язань. Перед ухваленням рішень у конкретній ситуації варто звіритися з актуальною редакцією ПКУ або порадитися з податковим консультантом.

Договірні запобіжники

Автоматизація не замінює контрактних гарантій. У договорі з постачальником варто зафіксувати строк надання накладної (коротший за законодавчий, наприклад 10 днів), відповідальність за порушення у вигляді відшкодування різниці в податкових зобов'язаннях і штрафів, а також право покупця затримувати оплату до реєстрації накладної. Ці умови змушують контрагента ставитися до реєстрації серйозніше, а ваші автоматичні нагадування отримують юридичну основу.