Поставщик не зарегистрировал налоговую накладную, как наладить автоматический контроль

Если поставщик не зарегистрировал налоговую накладную в ЕРНН, покупатель не может отразить налоговый кредит по этой операции. Бухгалтер обычно узнает о проблеме во время подготовки декларации по НДС, когда времени на реагирование почти не остается. Регулярный контроль входящих накладных обходится значительно дешевле, чем корректировка декларации, споры с контрагентом и потеря налогового кредита на крупную сумму.

Почему отсутствие налоговой накладной становится проблемой покупателя

Согласно п. 198.6 НКУ, сумма НДС, не подтвержденная зарегистрированной в ЕРНН налоговой накладной или расчетом корректировки, не относится к налоговому кредиту. Накладная в виде файла или бумажного документа, отправленного поставщиком, такого права не дает. Значение имеет только факт регистрации.
buhgalter911

Поставщик обязан зарегистрировать накладную в течение 15 календарных дней с даты составления согласно п. 201.10 НКУ. Просрочка не делает регистрацию невозможной: накладную можно зарегистрировать с опозданием, но поставщик заплатит штраф по ст. 120-1 НКУ. Размер штрафа зависит от продолжительности задержки, шкала начинается с 1% суммы НДС и увеличивается по мере роста срока. Для покупателя это означает, что отсутствующая накладная не обязательно потеряна, но необходимо активно добиваться ее регистрации. Право на налоговый кредит по такой накладной, согласно действующей редакции п. 198.6, сохраняется в течение 1095 дней с даты составления накладной или расчета корректировки. Срок большой, однако ждать без контроля не стоит: накладная, зарегистрированная через полгода, попадет в налоговый кредит более позднего периода, и ваши показатели за нужный период будут неточными.

Причины, по которым накладная не появляется в реестре, могут быть разными. Поставщик мог просто забыть, у него могли возникнуть технические проблемы с электронной подписью, либо регистрацию могли приостановить по критериям рискованности (п. 201.16 НКУ), и тогда ему необходимо подавать пояснения и документы. Также возможно, что контрагент вообще не является плательщиком НДС, а цену с НДС указал ошибочно. Автоматический контроль должен различать эти случаи, чтобы менеджер знал, что именно сказать контрагенту.

Реестр ожидаемых налоговых накладных

Основа контроля — реестр ожидаемых налоговых накладных. Это отдельная таблица или справочник в учетной системе, куда попадает каждая операция с НДС, по которой должна быть оформлена входящая налоговая накладная. Реестр заполняется не по факту поступления накладной, а в момент события: оплаты, отгрузки или подписания акта. В противном случае вы увидите только те накладные, которые уже появились, а пропущенные так и останутся незамеченными.

Минимальный набор полей реестра:

• контрагент, его ИНН и ЕГРПОУ, а также номер договора;
• первичный документ (накладная, акт, платежное поручение) с датой и суммой;
• сумма НДС по документу;
• дата возникновения налоговых обязательств — с нее начинается отсчет 15 дней;
• предельный срок регистрации, который система рассчитывает самостоятельно;
• номер и дата накладной в ЕРНН после ее появления;
• статус: ожидается, зарегистрирована, просрочена, на претензионной стадии, закрыта;
• ответственный менеджер и дата последнего напоминания.

Дату возникновения налоговых обязательств следует определять по правилу «первого события» из п. 187.1 НКУ: это либо дата зачисления денежных средств, либо дата отгрузки, в зависимости от того, что произошло раньше. В реестре лучше предусмотреть автоматический расчет, а не ручной ввод, поскольку при предоплате и поставке в разные месяцы бухгалтеры чаще всего ошибаются с датой.

Как автоматически выявлять отсутствующие документы

Реестр ожидаемых налоговых накладных ежедневно сверяется с данными ЕРНН. Существуют три практических способа получения этих данных.

Первый способ — выгрузка из Электронного кабинета плательщика (реестр налоговых накладных, в которых вы указаны покупателем), которая загружается в учетную систему. Это работает даже без интеграций, но требует регулярных ручных действий.

Второй способ — встроенная функция сверки в программах для отчетности и учета: M.E.Doc, Вчасно, BAS Бухгалтерия. Они загружают входящие накладные из реестра и автоматически сопоставляют их с первичными документами.

Третий способ — собственная интеграция через API сервисов обмена электронными документами и кабинет плательщика, если в компании большой поток операций и есть разработчики. Выбор зависит от объемов: при нескольких десятках накладных в месяц достаточно встроенной сверки, а при нескольких сотнях и более уже оправдана автоматизация.

Алгоритм сверки. Система сравнивает контрагента, сумму НДС и период из реестра с накладной в ЕРНН и связывает соответствующие записи. Если совпадение найдено, статус меняется на «зарегистрирована». Если нет, система рассчитывает количество дней до предельного срока, а после его наступления — количество дней просрочки. Расхождения между суммой в реестре и суммой в накладной следует выделить в отдельный статус, поскольку нередко выясняется, что накладная зарегистрирована на другую сумму или сумма разделена между несколькими накладными. Автоматически такие случаи не решаются, их обрабатывает бухгалтер.

Напоминания контрагентам через CRM или бухгалтерскую систему

Напоминания работают тогда, когда их отправляет система, а не сотрудники по собственному календарю. Настроить это можно в любом инструменте, который умеет создавать задачи по событиям: CRM, BAS или даже с помощью Power Automate либо Zapier для интеграции таблицы с электронной почтой. Логика везде одинаковая, и ее можно оформить как цепочку эскалации с привязкой к предельному сроку:

• за 5 дней до предельного срока — автоматическое письмо контрагенту со списком ожидаемых накладных и датами;
• в день наступления предельного срока — второе письмо и задача менеджеру связаться с контрагентом по телефону;
• на 3-й день просрочки — официальное напоминание со ссылкой на договор и предупреждением о возмещении убытков вследствие потери налогового кредита;
• на 10-й день просрочки — уведомление финансовому директору и главному бухгалтеру, пересмотр условий дальнейших поставок и оплат;
• на 30-й день просрочки — решение о предъявлении претензии и удержании оплаты за последующие отгрузки.

Текущие закупки в этой цепочке лучше связать с платежами. Если в реестре есть просроченная накладная, система может показывать бухгалтеру предупреждение при создании платежного поручения этому контрагенту. Это наиболее эффективный рычаг воздействия, поскольку оплата является для поставщика основным стимулом дать ответ.

Что делать, если накладная так и не появилась

Сначала выясните причину. Проверьте статус контрагента в реестре плательщиков НДС, не приостановлена ли регистрация его накладных и не было ли отказа в регистрации. Обратитесь напрямую к поставщику, поскольку часто речь идет о технической проблеме с ключом электронной подписи или ошибке в реквизитах.

Если контрагент отвечает, что накладная зарегистрирована, но вы ее не видите, проверьте указанные в ней реквизиты покупателя. Накладную нередко оформляют на другое юридическое лицо или ИНН, и тогда ее необходимо исправлять с помощью расчета корректировки.

Когда причина установлена, а накладной по-прежнему нет, направьте письменную претензию. Основа для требований — договор: в нем следует предусмотреть обязательство поставщика регистрировать накладные в установленный срок и возмещать покупателю убытки вследствие потери налогового кредита. При отсутствии такого пункта претензия основывается на общих нормах гражданского законодательства, однако доказать размер убытков сложнее.

В декларации по НДС за период, в котором произошла операция, сумму без зарегистрированной накладной в налоговый кредит не включают. Когда накладную зарегистрируют позже, налоговый кредит отражают в периоде ее регистрации в пределах 1095 дней. Если вы уже отразили налоговый кредит, а накладной нет, необходимо подать уточняющий расчет, чтобы избежать штрафа за занижение налоговых обязательств. Перед принятием решений в конкретной ситуации стоит свериться с актуальной редакцией НКУ или проконсультироваться с налоговым консультантом.

Договорные меры защиты

Автоматизация не заменяет договорных гарантий. В договоре с поставщиком стоит зафиксировать срок предоставления накладной (короче установленного законодательством, например 10 дней), ответственность за нарушение в виде возмещения разницы в налоговых обязательствах и штрафов, а также право покупателя задерживать оплату до регистрации накладной. Эти условия побуждают контрагента серьезнее относиться к регистрации, а ваши автоматические напоминания получают юридическую основу.