Податкова запросила звіт у форматі SAF-T UA, що робити головному бухгалтеру

Запит на SAF-T UA надходить у ході документальної перевірки, і часу на відповідь мало. Файл потрібно надати не пізніше двох робочих днів після отримання запиту. Якщо про можливість формування файлу з облікової системи ви вперше дізнаєтеся в день запиту, вкластися в строк буде складно. Нижче покроковий порядок дій і підготовка.

Що таке SAF-T UA і кого стосується вимога

SAF-T UA (Standard Audit File – Tax UA) – стандартизований електронний файл зі структурованими даними бухгалтерського та податкового обліку за визначений період. Формат XML, структура і технічні вимоги затверджені ДПС, а детальний опис елементів та XSD-схема оприлюднені на офіційному сайті служби.

Наразі обов'язок надання файлу поширюється на великих платників податків. Файл подається на запит контролюючого органу під час документальної перевірки. Період, за який його треба сформувати, вказаний у запиті.

Що має містити файл

До SAF-T UA входять дані таких блоків обліку:

• Головна книга: облікові регістри бухгалтерії.
• Розрахунки з покупцями: довідник контрагентів, продажі, платежі.
• Розрахунки з постачальниками: довідник контрагентів, придбання, платежі.
• Необоротні активи: довідник основних засобів і нематеріальних активів, амортизація, переоцінка.
• Запаси: довідник номенклатури, рух запасів, продукції, товарів, робіт і послуг.

Податки, пов'язані з нарахуванням заробітної плати, у файл не входять, крім узагальнених даних.

Структурно файл складається з чотирьох розділів: заголовок (Header), довідники (MasterFiles), бухгалтерські операції (GeneralLedgerEntries) та інформація про документальне забезпечення записів (SourceDocuments). Останній охоплює відомості про продажі, придбання, платежі, операції із запасами та необоротними активами, а також бухгалтерські довідки й інші первинні документи.

Порядок дій після отримання запиту від податкової

1. Зафіксуйте дату отримання і розрахуйте строк. Два робочі дні відраховуються від отримання запиту. Визначте точну дату й годину кінцевого терміну та повідомте керівника й ІТ-відділ.
2. З'ясуйте період. Уважно прочитайте запит: період, за який потрібен файл, визначає обсяг даних, час формування і навантаження на базу.
3. Перевірте, чи облік за період закритий і узгоджений. Файл відображає те, що є в обліковій системі. Незакриті періоди, відкориговані задньою датою документи та неузгоджені сальдо одразу стануть помилками або розбіжностями у файлі.
4. Залучіть ІТ та відповідальних за облікову систему. Формування великого файлу потребує ресурсів: часу, місця на сервері, доступу до бази. Узгодьте, хто запускає формування, хто перевіряє результат і хто подає файл.
5. Сформуйте файл за допомогою спеціалізованого модуля або власного рішення. Файл має відповідати структурі й вимогам ДПС. Перевірте, що обране рішення формує всі розділи та підтримує ваш обсяг даних.
6. Перевірте реквізити та відповідність XSD-схемі. Дві різні перевірки: перша виявляє незаповнені або некоректні дані (коди, ідентифікатори, дати), друга показує технічні помилки структури. Файл, що не проходить XSD-валідацію, подавати не можна.
7. Звірте дані файлу з обліком. Порівняйте обороти й сальдо головної книги, суми продажів і придбань, залишки запасів і вартість необоротних активів з оборотно-сальдовими відомостями. Це захист від ситуації, коли технічно коректний файл містить неправильні цифри.
8. Подайте файл і збережіть підтвердження. Подання здійснюється через Електронний кабінет платника податків. Збережіть квитанцію, копію поданого XML-файлу та протокол перевірки.

Що підготувати заздалегідь

Найбільше часу забирають не самі технічні дії, а виправлення облікових даних. Тому підготовку краще провести до надходження запиту.

• Перевірте повноту довідників: контрагенти (коди ЄДРПОУ/РНОКПП, адреси), номенклатура, одиниці виміру, основні засоби, ставки податків.
• Узгодьте плани рахунків та аналітику з тим, що вимагає структура SAF-T UA.
• Перевірте відповідність первинних документів проводкам: кожен запис журналу має мати документальне підтвердження.
• Протестуйте формування файлу на реальних даних за попередній період і виміряйте час.
• Призначте відповідальних і задокументуйте внутрішній регламент дій на випадок запиту.
• Переконайтеся, що технічне рішення витримає обсяг ваших бухгалтерських записів за найбільший можливий період.

Вибір інструменту: на що звернути увагу

Для платників на BAS та інших системах на платформі BAF можна використати спеціалізований модуль формування файлу.

Орієнтуйтеся на такі критерії:

• Повнота формування. Модуль має охоплювати всі розділи структури, а не лише частину.
• Автоматична перевірка. Контроль заповнення реквізитів і валідація за XSD мають бути вбудовані, а не виконуватися окремо.
• Збереження результату. Корисно, коли сформований файл зберігається в базі облікової системи: його можна переглянути, відкоригувати й доповнити перед вивантаженням.
• Обсяги даних. Кількість бухгалтерських записів за період визначає вибір версії рішення. Для малих обсягів достатньо закритої версії з обмеженням у десятки тисяч записів, для середніх потрібне рішення з обмеженням у кілька мільйонів, для великих корпорацій і холдингів потрібна версія без обмежень і з відкритим кодом для адаптації.
• Відкритість коду. Якщо конфігурація облікової системи змінена, потрібна можливість підлаштувати алгоритми під неї. У закритій версії це неможливо.
• Супровід. Вимоги ДПС і законодавство змінюються, тому важливі оновлення модуля та можливість отримати консультацію з методології й налаштувань.
• Вивантаження для подання. Формування XML-файлу для подання через Електронний кабінет, а в майбутньому й через API сторонніх систем звітності.

Можливі труднощі при впровадженні

Розбіжності між даними файлу й обліком виявляються при звірці з фінансовою звітністю, тому звіряйте до подання, а не після. Прострочення двох робочих днів не скасовується складністю формування, тож збій у ІТ-системі не є аргументом для контролюючого органу. Помилки в довідниках (порожні коди контрагентів, невідповідні одиниці виміру) блокують валідацію, і їх виправлення під тиском строку відбирає найбільше часу. Ще один ризик: зміна облікових даних у закритому періоді вже після формування файлу призведе до розбіжності між файлом і базою.

Запит на SAF-T UA не передбачає запасу часу, тому ключове завдання бухгалтера: мати працюючий і перевірений процес формування файлу до отримання запиту. Мінімальний набір: актуальні довідники, закритий та узгоджений облік, протестований інструмент формування з перевіркою за XSD, розподіл ролей у команді та пробне формування файлу на реальних обсягах.