Налоговая служба запросила отчет в формате SAF-T UA, что делать главному бухгалтеру

Запрос на SAF-T UA поступает в ходе документальной проверки, и времени на ответ мало. Файл необходимо предоставить не позднее двух рабочих дней после получения запроса. Если о возможности формирования файла из учетной системы вы впервые узнаете в день получения запроса, уложиться в срок будет сложно. Ниже приведены пошаговый порядок действий и рекомендации по подготовке.

Что такое SAF-T UA и кого касается требование

SAF-T UA (Standard Audit File – Tax UA) – стандартизированный электронный файл со структурированными данными бухгалтерского и налогового учета за определенный период. Формат XML, структура и технические требования утверждены ГНС, а подробное описание элементов и XSD-схема опубликованы на официальном сайте службы.

В настоящее время обязанность предоставления файла распространяется на крупных налогоплательщиков. Файл подается по запросу контролирующего органа во время документальной проверки. Период, за который его необходимо сформировать, указан в запросе.

Что должен содержать файл

В SAF-T UA входят данные следующих блоков учета:

• Главная книга: учетные регистры бухгалтерии.
• Расчеты с покупателями: справочник контрагентов, продажи, платежи.
• Расчеты с поставщиками: справочник контрагентов, приобретения, платежи.
• Необоротные активы: справочник основных средств и нематериальных активов, амортизация, переоценка.
• Запасы: справочник номенклатуры, движение запасов, продукции, товаров, работ и услуг.

Налоги, связанные с начислением заработной платы, в файл не входят, за исключением обобщенных данных.

Структурно файл состоит из четырех разделов: заголовок (Header), справочники (MasterFiles), бухгалтерские операции (GeneralLedgerEntries) и информация о документальном обеспечении записей (SourceDocuments). Последний охватывает сведения о продажах, приобретениях, платежах, операциях с запасами и необоротными активами, а также бухгалтерские справки и другие первичные документы.

Порядок действий после получения запроса от налоговой

1. Зафиксируйте дату получения и рассчитайте срок. Два рабочих дня отсчитываются с момента получения запроса. Определите точную дату и время окончания срока и сообщите руководителю и ИТ-отделу.
2. Уточните период. Внимательно прочитайте запрос: период, за который требуется файл, определяет объем данных, время формирования и нагрузку на базу.
3. Проверьте, закрыт ли учет за указанный период и согласованы ли данные. Файл отражает то, что содержится в учетной системе. Незакрытые периоды, документы, скорректированные задним числом, и несогласованные сальдо сразу проявятся в виде ошибок или расхождений в файле.
4. Привлеките ИТ-специалистов и ответственных за учетную систему. Формирование большого файла требует ресурсов: времени, места на сервере, доступа к базе. Согласуйте, кто запускает формирование, кто проверяет результат и кто подает файл.
5. Сформируйте файл с помощью специализированного модуля или собственного решения. Файл должен соответствовать структуре и требованиям ГНС. Убедитесь, что выбранное решение формирует все разделы и поддерживает ваш объем данных.
6. Проверьте реквизиты и соответствие XSD-схеме. Это две разные проверки: первая выявляет незаполненные или некорректные данные (коды, идентификаторы, даты), вторая показывает технические ошибки структуры. Файл, который не проходит XSD-валидацию, подавать нельзя.
7. Сверьте данные файла с учетными данными. Сравните обороты и сальдо главной книги, суммы продаж и приобретений, остатки запасов и стоимость необоротных активов с оборотно-сальдовыми ведомостями. Это защита от ситуации, когда технически корректный файл содержит неправильные цифры.
8. Подайте файл и сохраните подтверждение. Подача осуществляется через Электронный кабинет налогоплательщика. Сохраните квитанцию, копию поданного XML-файла и протокол проверки.

Что подготовить заранее

Больше всего времени занимают не сами технические действия, а исправление учетных данных. Поэтому подготовку лучше провести до поступления запроса.

• Проверьте полноту справочников: контрагенты (коды ЕГРПОУ/РНОКПП, адреса), номенклатура, единицы измерения, основные средства, ставки налогов.
• Согласуйте планы счетов и аналитику с требованиями структуры SAF-T UA.
• Проверьте соответствие первичных документов бухгалтерским проводкам: каждая запись журнала должна иметь документальное подтверждение.
• Протестируйте формирование файла на реальных данных за предыдущий период и измерьте время.
• Назначьте ответственных и задокументируйте внутренний регламент действий на случай получения запроса.
• Убедитесь, что техническое решение выдержит объем ваших бухгалтерских записей за максимально возможный период.

Выбор инструмента: на что обратить внимание

Для налогоплательщиков, использующих BAS и другие системы на платформе BAF, можно применять специализированный модуль формирования файла.

Ориентируйтесь на следующие критерии:

• Полнота формирования. Модуль должен охватывать все разделы структуры, а не только их часть.
• Автоматическая проверка. Контроль заполнения реквизитов и валидация по XSD должны быть встроенными, а не выполняться отдельно.
• Сохранение результата. Удобно, когда сформированный файл сохраняется в базе учетной системы: его можно просмотреть, скорректировать и дополнить перед выгрузкой.
• Объемы данных. Количество бухгалтерских записей за период определяет выбор версии решения. Для небольших объемов достаточно закрытой версии с ограничением в десятки тысяч записей, для средних необходимо решение с ограничением в несколько миллионов, для крупных корпораций и холдингов требуется версия без ограничений и с открытым исходным кодом для адаптации.
• Открытость кода. Если конфигурация учетной системы изменена, необходима возможность адаптировать алгоритмы под нее. В закрытой версии это невозможно.
• Сопровождение. Требования ГНС и законодательство меняются, поэтому важны обновления модуля и возможность получить консультацию по методологии и настройкам.
• Выгрузка для подачи. Формирование XML-файла для подачи через Электронный кабинет, а в будущем и через API сторонних систем отчетности.

Возможные трудности при внедрении

Расхождения между данными файла и учетными данными выявляются при сверке с финансовой отчетностью, поэтому проводите сверку до подачи, а не после. Сложность формирования не отменяет установленный срок в два рабочих дня, поэтому сбой в ИТ-системе не является аргументом для контролирующего органа. Ошибки в справочниках (пустые коды контрагентов, несоответствующие единицы измерения) блокируют валидацию, а их исправление в условиях ограниченного времени занимает больше всего времени. Еще один риск: изменение учетных данных в закрытом периоде уже после формирования файла приведет к расхождению между файлом и базой.

Запрос на SAF-T UA не предусматривает запаса времени, поэтому ключевая задача бухгалтера: иметь работающий и проверенный процесс формирования файла до получения запроса. Минимальный набор: актуальные справочники, закрытый и согласованный учет, протестированный инструмент формирования с проверкой по XSD, распределение ролей в команде и пробное формирование файла на реальных объемах данных.