Завантаження сканкопій документів у BAS за допомогою ШІ

Ручне внесення даних зі сканкопій та PDF-документів у BAS — одна з найбільш рутинних і помилконебезпечних операцій у бухгалтерії та закупівлях.

Ми розробили обробку для BAS, яка дозволяє автоматично:

• розпізнавати сканкопії та PDF-документи;

• витягувати номенклатуру, кількість, суми та ПДВ;

• співставляти позиції зі сканів з номенклатурою, яка вже є у базі;

• працювати як з простими документами, так і з технічними заявками на сотні рядків.

У цій статті — коротке пояснення логіки роботи рішення.
У відео нижче — повна демонстрація на реальних прикладах.

Для яких задач підходить це рішення

Обробка буде корисною, якщо у вас:

• постачальники надсилають сканкопії або PDF, а не структуровані файли;

• велика номенклатура з різними назвами, абревіатурами, типорозмірами;

• багато ручної роботи при створенні документів у BAS;

• важливо зменшити кількість помилок і прискорити обробку документів.

Рішення інтегрується безпосередньо в BAS і не змінює звичну логіку роботи користувачів.

Як працює завантаження сканкопій у BAS

Загальна логіка виглядає так:

1. Користувач завантажує зображення або PDF-документ.

2. Документ розпізнається за допомогою штучного інтелекту.

3. Дані приводяться до структурованого вигляду.

4. Виконується співставлення позицій зі сканів з номенклатурою в базі.

5. На основі результату створюється документ у BAS.

Ключова складність тут — пошук правильної номенклатури, особливо коли назви відрізняються або містять технічні параметри.

Методи пошуку номенклатури

В обробці реалізовано декілька методів співставлення, які можуть працювати окремо або комбіновано — залежно від типу документа.

• логічний пошук через ШІ;

• точний пошук по найменуванню;

• пошук по номенклатурі постачальника;

• векторний (семантичний) пошук;

• Smart Match — розумний підбір з контролем параметрів.

Кожен метод має свої сильні та слабкі сторони.
Саме тому важливо не просто “використовувати ШІ”, а правильно керувати логікою пошуку.

Чому прості та технічні документи — це різні задачі

На простих документах більшість методів показують схожий результат.
Але при роботі з технічними товарами ситуація змінюється:

• важливими стають типорозміри;

• критичними є стандарти, ДСТУ, ГОСТи;

• навіть незначна відмінність у параметрах має значення.

У таких випадках класичний ШІ або семантичний пошук можуть знаходити “схожі” товари, але не помічати критичних відмінностей.

Саме тут проявляється перевага Smart Match, який дозволяє:

• бачити, що саме співпадає;

• які параметри відрізняються;

• приймати контрольоване рішення, а не покладатися на “магію ШІ”.

Відео з демонстрацією роботи

У відео ми показали:

• роботу з простими документами;

• обробку PDF з сотнями рядків;

• порівняння методів на реальних даних;

• типові помилки та як їх уникнути;

• фінальний результат у BAS.

👉 Рекомендуємо переглянути відео, щоб побачити, як рішення працює у реальних сценаріях, а не на тестових прикладах.

Завантаження сканкопій у BAS через ШІ | Розширений підбір номенклатури

Підсумок

Це рішення — не “експеримент з ШІ”,
а практичний інструмент для автоматизації роботи в BAS.

Воно підходить компаніям, які:

• регулярно працюють зі сканкопіями;

• мають складну або технічну номенклатуру;

• хочуть скоротити ручну працю та кількість помилок.

👉 Автоматизація BAS без програмістів: як інтегрувати будь-які системи за допомогою n8n

Хочете дізнатись більше?

Перегляньте відео або зверніться до нас, щоб обговорити:

• інтеграцію обробки у вашу конфігурацію BAS;

• адаптацію логіки пошуку під ваші документи;

• доопрацювання під конкретні бізнес-процеси.

Системи для автоматизації обліку