Автоматизація рознесення банківських виписок, як звільнити бухгалтерію від рутини

Кожного ранку бухгалтер відкриває банк-клієнт і бачить десятки, а то й сотні платежів. Початок дня перетворюється на рутину: завантажити виписку, відкрити облікову систему, почати вручну розносити кожен платіж. Здавалося б, проста операція, але саме вона стає одним з найбільших вузьких місць у роботі бухгалтерії.

Чому банківські виписки "вбивають" час

Ручне рознесення платежів — кожну транзакцію потрібно прив'язати до конкретного контрагента, договору, рахунку на оплату. Це означає постійне перемикання між банк-клієнтом, обліковою системою та архівом документів. На одну виписку з 50 платежами може йти 2-3 години щодня.

Помилки в призначеннях платежу — клієнти пишуть номери рахунків з помилками, плутають назви компаній, забувають вказати договір. Бухгалтеру доводиться вручну шукати, до чого віднести такий платіж, телефонувати контрагентам, звіряти суми.

Плутанина з передоплатами та закриттям боргів — один платіж може закривати кілька рахунків, або навпаки, бути передоплатою за майбутні поставки. Вручну відстежувати ці зв'язки важко, особливо коли контрагентів багато, а платежі надходять нерегулярно.

Неідентифіковані платежі — найбільший головний біль. Коли призначення платежу написане незрозуміло або сума не збігається з жодним рахунком, платіж висить "у повітрі". Такі операції накопичуються, створюють розбіжності в обліку та ускладнюють звітність.

Наслідки для бізнесу

Здається, що це просто втрата часу бухгалтера. Насправді проблема глибша, яка призводить до таких наслідків:

• Затримка в обліку дебіторської заборгованості — якщо платіж не оброблений вчасно, менеджери з продажу не знають реального стану розрахунків з клієнтом. Це призводить до зайвих дзвінків, претензій, псує відносини.
• Помилки у фінансовій звітності — чим більше ручної роботи, тим вище ризик помилок. Неправильно розподілений платіж може спотворити картину прибутковості, залишків на рахунках, податкових зобов'язань.
• Втрата контролю над касовими розривами — коли бухгалтер витрачає пів дня на рознесення виписок, у нього не залишається часу на аналіз грошових потоків та планування платежів.

Як автоматизація змінює ситуацію

Сучасні облікові системи та спеціалізовані рішення дозволяють автоматизувати рознесення банківських виписок настільки, що участь людини потрібна лише в нестандартних випадках.

Правила автоматичного розпізнавання

Система аналізує призначення платежу та автоматично визначає, до якого контрагента та документа його віднести. Наприклад, якщо в призначенні є номер рахунку або договору, платіж автоматично прив'язується до відповідного документа без участі бухгалтера.

Як це працює. Створюються правила розпізнавання за ключовими словами, номерами документів, кодами ЄДРПОУ контрагентів. Система сканує текст призначення платежу та миттєво знаходить збіги.

Результат. Замість ручного пошуку потрібного рахунку бухгалтер просто перевіряє, чи правильно система визначила документ.

Шаблони для типових операцій

Для регулярних платежів — оренда, комунальні послуги, зарплата, податки — створюються шаблони, які система застосовує автоматично при надходженні виписки.

Приклад. Щомісяця від орендодавця приходить платіж на одну й ту саму суму. Система запам'ятовує це та автоматично відносить його на відповідну статтю витрат без запитань.

Ефект. Рутинні операції взагалі не потребують уваги бухгалтера — система обробляє їх у фоновому режимі.

Автоматична прив'язка до договорів та рахунків

Найпотужніша функція — коли система не просто розпізнає контрагента, а автоматично закриває конкретні рахунки на оплату або відносить платіж на передоплату.

Логіка роботи. Система порівнює суму та дату платежу з виставленими рахунками. Якщо сума збігається повністю або частково, платіж автоматично закриває борг. Якщо сума більша або рахунків немає, залишок йде в передоплату.

Складніші сценарії. Один платіж може закривати кілька рахунків — система сама розподіляє суму за датами та пріоритетами. Або навпаки, один рахунок закривається кількома платежами — всі транзакції автоматично зв'язуються між собою.

Інтелектуальне навчання системи

Сучасні рішення використовують машинне навчання: система запам'ятовує, як бухгалтер обробляв схожі платежі раніше, та пропонує аналогічні варіанти в майбутньому.

Як це виглядає. Якщо бухгалтер кілька разів вручну прив'язав платежі від певного контрагента до конкретної статті витрат, система почне робити це автоматично. З часом відсоток автоматично оброблених платежів зростає до 80-90%.

Зменшення неідентифікованих платежів

Завдяки правилам розпізнавання та шаблонам кількість платежів, які система не може обробити, скорочується в рази. А ті, що залишаються, система виділяє окремо для швидкого опрацювання.

Зручність. Замість того, щоб переглядати всю виписку, бухгалтер відразу бачить лише проблемні платежі — 5-10 замість 50. Це економить години щодня.
Контроль якості. Система може сигналізувати про підозрілі операції — дубльовані платежі, невідповідність сум, застарілі рахунки. Це зменшує ризик помилок та зловживань.

Реальний ефект від впровадження

Компанії, які автоматизували обробку банківських виписок, відзначають конкретні результати.

Економія часу — те, що раніше займало 2-3 години щодня, тепер виконується за 15-20 хвилин. Бухгалтер перевіряє автоматично оброблені платежі та опрацьовує лише винятки.

Зниження помилок — людина втомлюється, особливо при монотонній роботі. Автоматизація виключає помилки через неуважність, забудькуватість або втому наприкінці дня.

Актуальність даних — оскільки виписки обробляються швидко, менеджери та керівництво завжди бачать реальний стан розрахунків. Це дозволяє приймати обґрунтовані рішення про відвантаження, кредитні ліміти, роботу з дебіторкою.

Можливість масштабування — коли бізнес росте, кількість платежів збільшується. Без автоматизації доводиться наймати додаткових бухгалтерів. З автоматизацією той самий співробітник справляється з удвічі більшим обсягом роботи.

Щоденна банківська виписка дійсно є вузьким місцем у роботі бухгалтерії, але це вузьке місце цілком піддається автоматизації. Правила розпізнавання, шаблони, автоматична прив'язка до договорів та інтелектуальне навчання системи перетворюють багатогодинну рутину на справу кількох хвилин.

Якщо у вас ще не оптимізований даний процес і задача банківських виписок займає левову частину роботи бухгалтерії — замовте безкоштовну консультацію з нашими фахівцями за телефоном +38 (067) 190-98-11 (Вайбер, Телеграм), або залиште заявку у формі під дописом. Ми запропонуємо найкращі програмні рішення та заощадимо час вашого бізнесу на рутинні процеси.