Аналітика здоров'я компанії — від P&L до термінів виконання робіт

Фінансовий директор витрачає тиждень на підготовку звіту, керівник проєктів дізнається про перевитрату постфактум, відділ продажів не розуміє, чому клієнти не платять. Результат — касові розриви при прибутковості, зірвані терміни, мертва дебіторка.
Автоматизована система контролю дає миттєвий доступ до критичних показників та попереджає про проблеми до їх виникнення.

Головні напрямки контролю

Фінанси

Операційний рівень:

• Грошовий потік у реальному часі — бачите нестачу коштів завчасно, а не в день зарплати.
• Прогноз касових розривів на 30-60-90 днів з урахуванням планових надходжень та витрат.
• Витрати за центрами відповідальності — який підрозділ генерує витрати, який прибуток.

Стратегічний рівень:

• Рентабельність за продуктами/клієнтами/проєктами — один продукт дає 40% маржі, інший 5%.
• Автоматичне порівняння план/факт з виявленням відхилень >10-15%.

Інтеграція з обліковою системою усуває ручне введення та економить 40 годин роботи фінансистів щомісяця.

Дебіторська заборгованість

Це ваші гроші, які тимчасово у клієнтів. Без контролю виникає парадокс: прибутковість на папері, але немає грошей на поточні витрати.

Автоматична класифікація:

• До 30 днів — норма.
• 31-60 днів — потребує уваги.
• Понад 60 днів — негайні дії.

Що відстежувати:

• Середній термін оплати по клієнту.
• Відхилення від договірних термінів.
• Історія погашення для виявлення проблемних клієнтів.

Автоматизація процесів:

• Нагадування за три дні до дедлайну.
• Повідомлення в день платежу.
• Жорсткі вимоги через п'ять днів прострочки.
• Інтеграція з CRM для координації дій продажів та фінансів.

Проєкти

Фінансові метрики:

• Бюджет vs факт у реальному часі з автооновленням.
• Прогноз вартості до завершення — не лише витрачене, а й оцінка залишку.
• Маржинальність — чи генерує проєкт прибуток, чи вже збитковий.

Прогрес:

• Відсоток виконання робіт має співвідноситися з витраченим часом та грошима.
• Показник освоєного обсягу для об'єктивної оцінки незалежно від оптимізму керівника.

Ресурси:

• Завантаженість команди.
• Дефіцит/надлишок спеціалістів.
• Автоматичне виявлення конфліктів ресурсів.

Автоматичні сигнали:

• Витрати перевищили бюджет на встановлений в системі відсоток.
• Фактичний прогрес відстає від планового.
• Маржа впала нижче встановленого мінімуму.

Терміни виконання

Рівень задач:

• Відстеження критичних шляхів та залежностей. Задача може мати дедлайн через місяць, але якщо вона на критичному шляху з нульовим прогресом — це проблема сьогодні.

Рівень етапів:

• Контроль ключових точок та аналіз історичної точності. Якщо команда зриває перші два етапи на тиждень, фінальний крайній термін також буде порушено.

Рівень портфелю:

Загальна картина дисципліни по компанії, системні проблеми, порівняння ефективності команд.
Система прогнозує ризик затримки за 2-3 тижні, коли є час залучити ресурси чи переглянути пріоритети.

Інтеграція напрямків

Справжня цінність — у взаємозв'язках. Затримка оплати ключовим клієнтом провокує касовий розрив, що змушує відкласти старт нового проєкту, що веде до порушення зобов'язань перед іншим клієнтом.

Архітектура системи

Централізоване сховище автоматично збирає такі дані:

• Фінанси  з ERP/бухгалтерії.
• Дебіторка з системи рахунків та платежів.
• Проєкти з систем управління.
• Терміни з трекерів задач.

Обов'язково повинна бути автоперевірка при завантаженні, виявлення аномалій, узгодження даних з різних джерел.

Панелі для різних рівнів

Топ-менеджмент. Ключові показники з можливістю деталізації, тренди, критичні проблеми. Генеральному не потрібно знати, скільки годин розробник витратив на задачу, але критично бачити перевищення бюджету на 20%.

Функціональні керівники. Деталізація по напрямках, аналіз у різних розрізах, інструменти пошуку причин відхилень.

Керівники проєктів. Деталі проєктів, порівняння з іншими, аналіз ресурсів і ризиків.

Основний принцип - якщо метрика не призводить до рішень, то вона створює шум.

Автоматичні сигнали

Пасивна аналітика не працює — люди забувають дивитися звіти. Система сама привертає увагу до критичних ситуацій.

Налаштування. Порогові значення, пріоритети (критичні/важливі/інформаційні), адресність.

Важливо розуміти, що п'ять критичних сигналів на тиждень краще п'ятдесяти інформаційних, які всі ігнорують.

Що отримуєте завдяки впровадженню автоматизації аналітики бізнес-процесів

Економія часу. 60-80% часу на звітність. З 40 до 8-10 годин/місяць — вивільнені години йдуть на аналіз.

Швидкість рішень з тижня до дня. Доступ до актуальної інформації усуває затримки на збір даних.

Фінансові результати:

• Скорочення дебіторки: 15-30%.
• Зменшення перевитрат по проєктах: 10-20%.
• Зростання маржі через виявлення нерентабельних напрямків.

Зниження ризиків: критичні ситуації, які вимагають авральних дій, скорочуються в 2-3 рази.

Яке потрібно програмне забезпечення

• Малий бізнес. Спеціалізоване ПЗ для малого бізнесу.
• Середній бізнес. Комерційні BI-платформи, інтеграційні шини, спеціалізовані програмні рішення.
• Великий бізнес. Корпоративні сховища даних, корпоративні BI-системи, просунута аналітика, команди інженерів даних.

Критерії вибору ПЗ  — модульність (заміна компонентів), масштабованість (зростання даних), відкритість для інтеграцій.

Інтеграція фінансового контролю, управління дебіторкою, моніторингу проєктів та відстеження термінів у єдину систему дає конкурентну перевагу через швидкість та якість прийняття рішень.

Якщо у вас є подібна задача — телефонуйте +38 (067) 190-98-11 (Вайбер, Телеграм) або залишайте заявку у формі під дописом. Наші фахівці проаналізують ваші бізне-процеси та запропонують найкраще програмне рішення.