Перехід ФОП з КВЕД на NACE – виклики для обліку
З 1 січня 2027 року в Україні набуде чинності нова класифікація видів економічної діяльності – NACE 2.1-UA, яка замінить КВЕД-2010. Це рішення Держстату про гармонізацію з європейськими стандартами створює серйозні виклики для бухгалтерського обліку, особливо для фізичних осіб-підприємців і малого бізнесу. 2026 рік визначено як перехідний період, проте підприємцям та бухгалтерам варто вже зараз готуватися до масштабних змін.
Сутність змін: від КВЕД-2010 до NACE 2.1-UA
NACE – це статистична класифікація видів економічної діяльності Європейського Союзу. Версія 2.1 відображає сучасні реалії економіки: цифровізацію, розвиток ІТ-сектору, зелену енергетику та нові бізнес-моделі. Новий класифікатор має оновлену структуру з детальнішою деталізацією окремих секцій, новими кодами для цифрової економіки та переглянутою класифікацією традиційних видів діяльності.
Для ФОП це означає необхідність не просто замінити код у документах, а переосмислити саму суть класифікації своєї діяльності відповідно до нових європейських принципів. Логіка групування видів робіт і послуг змінилася, тому автоматична конвертація старих кодів без аналізу змісту може призвести до помилок.
Виклики для бухгалтерського обліку
Переоформлення документації та облікові наслідки
Зміна КВЕД впливає на всі облікові документи, що містять коди діяльності. Свідоцтва про державну реєстрацію, договори з контрагентами, ліцензії, дозволи, банківські картки підприємця – все це потребує оновлення. Бухгалтерам доведеться відстежувати відповідність між старими та новими кодами для коректного відображення в обліку. Особливо це критично для ФОП, які ведуть діяльність за кількома напрямками.
Перекласифікація може призвести до ситуації, коли в договорах залишаться старі коди, а в реєстраційних документах з'являться нові. Це створить правову невизначеність та потенційні суперечки з контрагентами. ФОП у регульованих сферах – медицині, освіті, будівництві, транспорті – матимуть додаткові виклики з переоформленням дозвільної документації.
Вплив на систему оподаткування
Зміна кодів діяльності може критично вплинути на податкові режими ФОП. Деякі види діяльності дозволені для спрощеної системи оподаткування, інші – ні. Якщо NACE по-іншому класифікує певний вид діяльності, ФОП може опинитися в ситуації, коли формально втрачає право на єдиний податок. Бухгалтерам необхідно буде звірити нові коди з переліком дозволених для спрощеної системи та оцінити ризики переведення на загальну систему.
Питання ставок ПДВ та акцизного оподаткування також можуть постраждати від перекласифікації. Особливо це критично для ФОП у сферах роздрібної торгівлі, послуг та виробництва, де застосовуються різні ставки залежно від виду діяльності. Хоча військовий збір та ЄСВ менш чутливі до кодів діяльності, зміни в класифікації теоретично можуть вплинути на ставки ЄСВ для окремих категорій підприємців.
Статистична та фінансова звітність
Держстат, податкова служба та інші контролюючі органи мають оновити всі форми статистичної та податкової звітності. У перехідний період можливе дублювання звітності за старими та новими кодами, що створює додаткове навантаження на бухгалтерів. Більша проблема – порівнянність фінансових показників до і після переходу на NACE. Аналіз динаміки розвитку бізнесу, порівняння з конкурентами та підготовка багаторічних прогнозів стануть складнішими через розрив у методології класифікації.
Бухгалтерам доведеться коригувати дані попередніх періодів для забезпечення порівнянності звітності. Це вимагає не лише технічних навичок, а й розуміння принципів перекладу даних з однієї класифікаційної системи в іншу. Ризик технічних помилок при поданні звітів у перехідний період зростає через можливі збої в електронних системах.
Виклики для програмного забезпечення
Оновлення бухгалтерських програм
Переважна більшість ФОП та їхніх бухгалтерів використовують спеціалізоване ПЗ для ведення обліку. Програми BAS:Бухгалтерія, МеДОК та інші потребують оновлення довідників кодів діяльності, перепрограмування модулів звітності та створення інструментів конвертації старих кодів у нові. Розробники мають забезпечити тестування сумісності з електронними системами подання звітності, що завжди відбувається з технічними проблемами.
Багато ФОП використовують старі версії програм, які можуть не отримати оновлення під NACE. Це означає примусову міграцію на нові версії або навіть зміну ПЗ, що пов'язано з фінансовими витратами та навчанням персоналу. В умовах обмежених бюджетів малого бізнесу це стає серйозною проблемою. Деякі підприємці можуть спробувати залишитися на застарілих версіях, що призведе до неможливості подавати звітність електронно.
Інтеграція з державними системами
Електронний кабінет платника податків має бути оновлений для підтримки нових кодів. У перехідний період цілком реальні технічні збої при поданні звітності, відмова у прийнятті декларацій через невідповідність кодів та необхідність дублювання подань у паперовому форматі. Система "Дія", якщо не буде своєчасно оновлена, не дозволить ФОП дистанційно змінювати коди діяльності або отримувати актуальні виписки.
Для ФОП, які працюють через системи електронних закупівель ProZorro або маркетплейси, зміна кодів може вплинути на категоризацію товарів і послуг та участь у тендерах. Якщо система не розпізнає новий код NACE або неправильно зіставить його зі старим КВЕД, підприємець може втратити доступ до певних сегментів ринку.
Міграція історичних даних
Збереження цілісності історичних даних – одна з найбільших технічних проблем. Коректне зіставлення старих та нових кодів у базах даних має забезпечити можливість формування звітів за попередні періоди без втрати логічних зв'язків. Більшість програмних продуктів матимуть реалізувати функціонал подвійного обліку, коли в системі паралельно зберігатимуться коди КВЕД-2010 для історії та NACE 2.1-UA для поточних операцій.
Проблема ускладнюється тим, що не для всіх старих кодів є пряма відповідність у новій системі. Деякі види діяльності розділені між кількома новими кодами, інші навпаки – об'єднані. Це вимагає від розробників ПЗ складних алгоритмів конвертації, які не завжди працюватимуть коректно без ручного втручання бухгалтера.
Організаційні процеси переходу
Успішний перехід на NACE вимагає системного підходу протягом трьох етапів. На етапі підготовки протягом 2025 – початку 2026 року підприємцям варто провести інвентаризацію всіх напрямків діяльності та проаналізувати відповідність фактичної діяльності зареєстрованим кодам. Часто виявляється, що ФОП працює не за тими кодами, які заявлені, і перехід на NACE – гарна нагода це виправити. Необхідно оцінити вплив на податковий режим, перевірити договірні зобов'язання та визначити потребу у зміні ліцензій.
Протягом 2026 року – перехідного періоду – Держстат обіцяє надавати таблиці відповідності кодів та консультації щодо спірних випадків. Цей час критичний для технічної підготовки: оновлення бухгалтерського ПЗ, тестування нових функцій, створення резервних копій та міграції історичних записів. Паралельно потрібно узгоджувати з контрагентами майбутні зміни та готувати проєкти додаткових угод до договорів.
Наприкінці 2026 – на початку 2027 року відбуватиметься подання заяв до реєструючого органу про зміну кодів діяльності, отримання оновлених витягів з ЄДР та повідомлення податкових органів. З 1 січня 2027 року починається практичне застосування нових кодів у всіх документах та звітності з моніторингом правильності їх використання та виправленням виявлених помилок.
Ризики та способи мінімізації
Найбільший ризик – невідповідність між обраними кодами та фактичною діяльністю, що може призвести до податкових санкцій та втрати права на спрощену систему. Уникнути цього можна через ретельний аудит діяльності та вибір кодів NACE, які найточніше відповідають специфіці бізнесу. Автоматична конвертація старих кодів без аналізу змісту – пряма дорога до проблем.
Технічні збої у ПЗ та державних системах можуть унеможливити своєчасне подання звітності або призвести до втрати даних при міграції. Створення резервних копій всіх даних, наявність альтернативних каналів подання звітності та завчасне тестування оновленого ПЗ допоможуть мінімізувати ці ризики.
Правова невизначеність у перехідний період створює ризик неоднозначного трактування нових кодів різними органами. Запити офіційних письмових роз'яснень від Держстату та ДПС, документування всіх етапів переходу та збереження листування з державними органами забезпечить захист у разі суперечок.
Фінансові витрати на оновлення ПЗ, юридичні консультації та переоформлення документів варто закласти в бюджет 2026 року. Розпочата завчасно підготовка дозволить уникнути поспішних і дорогих рішень та скористатися безкоштовними консультаціями Держстату.
Практичні рекомендації
ФОП не варто відкладати підготовку до останнього моменту. Вивчення NACE 2.1-UA вже зараз дозволить заздалегідь виявити проблемні місця. Ревізія поточної діяльності та відповідності зареєстрованих кодів реальному бізнесу допоможе уникнути сюрпризів. Консультації з бухгалтерами або юристами для підбору найбільш відповідних кодів – це інвестиція, яка окупиться через уникнення проблем. Своєчасне оновлення бухгалтерських програм та планування витрат на перехід мають бути частиною бізнес-стратегії на 2026 рік.
Бухгалтери мають пройти навчання з NACE 2.1-UA та вивчити офіційні таблиці відповідності кодів. Технічна підготовка включає налагодження контакту з розробниками ПЗ для гарантії своєчасних оновлень. Проінформувати всіх клієнтів-ФОП про майбутні зміни та надати їм покрокові інструкції – професійний обов'язок бухгалтера. Розробка стандартизованих внутрішніх процедур переходу та детальне документування всіх етапів для кожного клієнта допоможе у разі перевірок або спорів.
Перехід з КВЕД-2010 на NACE 2.1-UA – це комплексна трансформація системи обліку економічної діяльності в Україні. Для ФОП та їхніх бухгалтерів це створює серйозні виклики у сферах оподаткування, звітності, програмного забезпечення та організаційних процесів.
Успішний перехід можливий лише за умови завчасної підготовки: глибокого аналізу власної діяльності, своєчасного оновлення програмного забезпечення, переоформлення документації та налагодження комунікації з державними органами. 2026 рік як перехідний період надає час для адаптації, який варто використати максимально ефективно.
Якщо ви не знаєте з чого почати, та як підготувати ваше програмне забезпечення до переходу на нову систему - наші фахівці готові надати професійну безкоштовну консультацію, виходячи з особливостей вашого бізнесу. Телефонуйте +38 (067) 190-98-11 (Вайбер, Телеграм) або залишайте заявку у формі під дописом.