ПУБЛІКАЦІЇ

10.11.2025

Система рахує не так? Звідки беруться помилки у звітах

Автоматизація бухгалтерського обліку обіцяє точність і швидкість, але насправді навіть найсучасніші системи можуть генерувати звіти з помилками. Парадокс у тому, що ці помилки часто залишаються непоміченими місяцями, адже цифри виглядають правдоподібно, а система не видає жодних попереджень.

Основні джерела невидимих помилок

Некоректне налаштування системи — найпоширеніша причина розбіжностей. Це може бути неправильно прописана кореспонденція рахунків, помилкові ставки ПДВ, застарілі аналітики або невідповідність довідників нормативним вимогам. Система працює за логікою, яку їй задали під час впровадження, і якщо ця логіка містить помилки, всі подальші розрахунки будуть хибними.

Людський фактор при введенні даних залишається критичним навіть у повністю автоматизованих середовищах. Помилка в одному реквізиті документа може призвести до неправильного відображення операції на рахунках. Особливо небезпечні ситуації, коли бухгалтер вручну коригує проводки "для красивих цифр", не розуміючи глибинної логіки системи.

Інтеграційні збої виникають при обміні даними між різними модулями або системами. Наприклад, дані з CRM-системи можуть передаватися в бухгалтерську програму з затримкою або втратою частини інформації. Особливо це критично для компаній, що використовують декілька програмних продуктів одночасно.

Оновлення законодавства — ще одна пастка автоматизації. Змінюються правила обліку, податкові ставки, форми звітності, а налаштування системи залишаються незмінними. Результат — формально правильні, але фактично неточні звіти, що не відповідають актуальним нормам.

Помилки округлення здаються незначними, але при великих обсягах операцій можуть створювати суттєві розбіжності. Система може округлювати суми на кожному етапі розрахунку, і накопичена похибка в підсумку стає відчутною.

Як перевірити логіку обліку

Перевірка логіки обліку — це системний процес, який потребує методичного підходу та розуміння взаємозв'язків між різними ділянками обліку.

Звірка оборотно-сальдової відомості

Почніть з базової перевірки: сума дебетових оборотів має дорівнювати сумі кредитових оборотів. Це фундаментальний принцип подвійного запису. Якщо баланс не сходиться — в системі є технічна помилка або некоректно введені дані. Перевіряйте не лише загальний підсумок, але й окремі рахунки, звертаючи увагу на нетипові залишки (наприклад, дебетове сальдо на рахунку кредиторської заборгованості).

Аналіз контрольних співвідношень

Кожна ділянка обліку має свої контрольні точки. Податок на прибуток має узгоджуватися з даними бухгалтерського обліку з урахуванням різниць. Нарахована заробітна плата повинна відповідати утриманим податкам і внескам. Залишки товарів на складі мають збігатися з даними складського обліку. Створіть чек-лист критичних співвідношень для вашого бізнесу і перевіряйте їх щомісяця.

Тестування на еталонних операціях

Виберіть типову операцію і простежте її повний цикл в системі — від первинного документа до відображення в усіх необхідних звітах. Наприклад, проведіть тестову реалізацію товару: перевірте, чи правильно сформувалися проводки, чи відобразилася виручка, чи розрахувався ПДВ, чи списалася собівартість. Це дозволить виявити системні помилки в налаштуваннях.

Порівняння з альтернативними джерелами

Дані бухгалтерського обліку мають корелювати з операційною інформацією. Обсяг реалізації в бухобліку повинен відповідати даним відділу продажів (з урахуванням моменту визнання доходу). Залишки грошових коштів — виписками банку. Кількість товару на складі — даним складського обліку. Суттєві розбіжності сигналізують про проблеми в обліковій логіці.

Аналіз незвичайних проводок

Налаштуйте систему на виявлення нетипових операцій: великі суми списання, операції в неробочий час, проводки за нехарактерними кореспонденціями рахунків, від'ємні залишки там, де їх не повинно бути. Регулярний аналіз таких аномалій допоможе швидко виявляти помилки.

Приклади типових розбіжностей у звітах

Розбіжність між обліковою виручкою та касовим методом

Компанія відвантажила товар на суму 120 000 грн (з ПДВ), але оплату отримала лише 60 000 грн. В обліку визнано дохід 100 000 грн (без ПДВ), нараховано ПДВ до сплати 20 000 грн. Але фактично в касі недостатньо коштів для сплати податку. Помилка виникає, коли бухгалтер не враховує момент виникнення податкових зобов'язань або плутає касовий і нарахувальний методи обліку.

Помилки в розрахунку собівартості

Підприємство придбало партію товару за 50 000 грн, сплатило транспортні витрати 5 000 грн, але в систему занесло лише ціну товару. При реалізації половини партії собівартість розрахувалася неправильно (25 000 грн замість 27 500 грн), що призвело до завищення прибутку на 2 500 грн. Така помилка множиться на кількість операцій і може серйозно спотворити фінансовий результат.

Некоректний облік ПДВ при різних ставках

Компанія реалізує товари з різними ставками ПДВ — 20% і 7%. При формуванні податкової накладної система автоматично застосувала ставку 20% до всіх позицій, бо в налаштуваннях товарів не було вказано коректну ставку. Результат — завищення ПДВ до нарахування і потенційні проблеми з податковою службою.

Дублювання операцій при інтеграції

Між системою управління продажами і бухгалтерською програмою налаштована автоматична інтеграція. Через збій у зв'язку одна реалізація передалася двічі. Якщо бухгалтер не помітив дублікату і не видалив зайвий документ, в обліку з'явилася фіктивна виручка, що призвело до перекручення всіх показників рентабельності.

Помилки при закритті періоду

Наприкінці місяця система має автоматично розподілити загальновиробничі витрати на продукцію. Через некоректне налаштування алгоритму частина витрат (50 000 грн) залишилася нерозподіленою і "зависла" на 23 рахунку замість того, щоб увійти в собівартість. Фінансовий результат виявився завищеним, а залишки незавершеного виробництва — заниженими.

Курсові різниці по валютних операціях

Підприємство отримало аванс від іноземного покупця 1000 USD за курсом 36.50 грн/USD. На дату відвантаження курс становив 37.20 грн/USD. Система не перерахувала заборгованість за новим курсом, і курсова різниця в 700 грн не відобразилася в обліку. Такі помилки накопичуються і створюють значні розбіжності у валютних операціях.

Алгоритм перевірки звітності

Етап 1. Первинна діагностика (день 1-2)

Починайте перевірку з формування оборотно-сальдової відомості за місяць. Перевірте базовий баланс дебетових і кредитових оборотів. Проаналізуйте нетипові сальдо на рахунках — дебет по рахунках зобов'язань, кредит по рахунках активів. Зверніть увагу на великі суми на транзитних рахунках, які мали б закриватися щомісяця. Сформуйте звіт про рух грошових коштів і звірте кінцеві залишки з банківськими виписками.

Етап 2. Перевірка податкового обліку (день 3-4)

Звірте базу нарахування ПДВ з обліковою виручкою, враховуючи різниці в моменті визнання доходу. Перевірте, чи всі податкові накладні зареєстровані в системі і чи відповідають дані в них проводкам. Проаналізуйте податковий кредит — чи всі отримані накладні оприбутковані, чи немає помилок у суттєвих реквізитах. Для податку на прибуток перевірте правильність формування податкових різниць і відповідність декларації даним обліку.

Етап 3. Контроль взаємозв'язків (день 5-6)

Звірте нараховану заробітну плату з утриманими податками і сумами до виплати. Перевірте, чи всі нараховані суми відображені в зобов'язаннях. Проаналізуйте рух товарів — кількість придбаного товару плюс залишок на початок має дорівнювати реалізованому товару плюс залишок на кінець. Звірте дані управлінського і бухгалтерського обліку — виручку, собівартість, основні витрати. Суттєві розбіжності потребують з'ясування причин.

Етап 4. Аналіз типових операцій (день 7)

Виберіть 5-10 типових документів кожного виду (реалізації, надходження, банківські виписки) і детально перевірте проводки. Чи правильно визначена кореспонденція рахунків, чи коректно розподілені суми, чи відображені аналітики. Особливу увагу приділіть операціям з ПДВ, валютним операціям, взаєморозрахункам. Якщо знайдені помилки в налаштуваннях — виправте їх і перепроведіть всі документи цього типу.

Етап 5. Автоматизована перевірка (постійно)

Налаштуйте в системі автоматичні правила контролю: сповіщення про дебетові сальдо на кредитних рахунках і навпаки, контроль лімітів сум для окремих операцій, перевірка обов'язкових реквізитів документів, звірка контрольних співвідношень. Створіть регламентні звіти з ключовими показниками і критичними співвідношеннями, які формуються автоматично щомісяця. Це дозволить виявляти більшість помилок на етапі введення даних.

Етап 6. Коригування та закриття (день 8-10)

На основі виявлених помилок сформуйте план виправлень. Спочатку виправте системні помилки в налаштуваннях, потім внесіть коригування в документи. Після всіх виправлень повторно сформуйте контрольні звіти і переконайтеся, що розбіжності усунені. Задокументуйте знайдені помилки і внесені зміни — це допоможе уникнути повторення проблем у майбутньому. Закрийте період в системі і сформуйте фінальні звіти.