Ведення обліку діяльності кількох організацій. Автоматизуємо процес за допомогою BAS Бухгалтерії
Ведення обліку однієї організації — це вже достатньо складно: податки, зарплата, акти, звітність. А якщо на бухгалтера, ще покласти ведення 3–5 компаній чи ФОПів. Кожна має власний режим оподаткування, свої договори, окремі терміни звітності. Без належної автоматизації це в більшості випадків перетворюється на постійний стрес, ризик помилок і в результаті отримання штрафів.
Як виглядає ця робота на практиці і як допомагає BAS Бухгалтерія?
Типові проблеми бухгалтера при веденні кількох організацій
Подвійний або потрійний облік
Для кожної компанії доводиться заводити окремі картотеки товарів, контрагентів, складів. Якщо у всіх однакові постачальники чи товари, дані дублюються, а це — купа часу і ризик плутанини.
Розриви в інформації
Один контрагент може бути одночасно покупцем для юрособи і постачальником для ФОПа. Якщо вести облік у різних базах, неможливо швидко побачити його загальний баланс і історію роботи.
Ризик помилок у документах
Бухгалтер постійно перемикається між організаціями. Легко виставити рахунок від «не тієї» компанії чи провести документ по «чужій» організації. Це особливо критично, коли податкова перевірка знаходить такі розбіжності.
Звітність під різні режими оподаткування
Часто в одній групі бізнесів є юрособа на загальній системі та кілька ФОПів на спрощеній. Термін і форма звітності різні. Без автоматизації відслідкувати це — ще той головний біль.
Кадровий облік і зарплата
Один працівник може бути оформлений у кількох компаніях. Вести для нього розрахунки окремо — зайва робота, яка створює ризик помилок у нарахуваннях ЄСВ, ПДФО тощо.
Як BAS Бухгалтерія вирішує ці завдання
Єдина база довідників
Створивши спільну інформаційну базу, бухгалтер отримує одну картотеку номенклатури, контрагентів, складів і співробітників. Це прибирає дублювання і дозволяє швидко бачити історію співпраці.
Поле «Організація» в документах
Система автоматично додає його, якщо у довіднику є кілька організацій. Тож бухгалтер не забуде, від якої юрособи формується рахунок або податкова накладна.
Роздільна звітність
Хоча документи зберігаються в одній базі, податкова і бухгалтерська звітність формується окремо для кожної організації. Це критично для уникнення штрафів і податкових ризиків.
Єдиний кадровий облік
Якщо співробітник працює у кількох організаціях, дані зберігаються централізовано. Це дозволяє контролювати зарплату, лікарняні, відпустки — без дублювання.
Контроль навантаження бухгалтера
У BAS можна швидко відфільтрувати документи та операції за конкретною організацією. Це мінімізує ризик, що документи переплутаються.
Реальний приклад з практики
Уявімо ситуацію: бухгалтер веде дві організації — ТОВ «Альфа» (загальна система) і ФОП Іваненко (спрощена). Постачальники та товари ті самі, навіть склади спільні.
| Окремі бази | Єдина база BAS Бухгалтерії |
|---|---|
| Потрібно дублювати всі довідники (товари, контрагенти, склади). | Єдина картотека довідників для всіх організацій. |
| Складські залишки неможливо швидко співставити між компаніями. | Залишки відслідковуються централізовано, доступні у будь-який момент. |
| Звітність формувати складніше, потрібно постійно перемикатися між базами. | Для ФОПа і ТОВ формуються окремі декларації, але всі дані зберігаються в одній базі. |
| Високий ризик помилок та зайві витрати часу. | Мінімізація ризиків і економія десятків годин роботи щомісяця. |
Коли варто залишати окремі бази
- Якщо організації взагалі не пов’язані між собою.
- Якщо різні бухгалтери відповідають за різні компанії.
- Якщо власники хочуть мати повністю ізольований облік.
У таких випадках простіше вести кожну компанію окремо. Але для більшості бізнес-груп із кількома ФОПами та юрособами ефективніше працювати в єдиній базі.
Автоматизація обліку кількох організацій у BAS Бухгалтерії змінює сам підхід до роботи бухгалтера. Замість постійного дублювання довідників і ручної перевірки документів формується єдина інформаційна база, де кожна операція жорстко прив’язана до конкретної юридичної особи чи ФОПа. Це прибирає плутанину, зменшує ризик податкових помилок і дозволяє бачити повну картину діяльності бізнес-групи без втрати деталізації. Для керівника це означає контроль і прозорість, для бухгалтера — роботу з системою, яка підтримує порядок навіть у складних структурах з різними режимами оподаткування.
Якщо у вас виникла потреба у автоматизації процесу обліку ведення декількох організацій з єдиною базою, спеціалісти Софтінформ реалізують цю задачу якісно та швидко. Автоматизуємо бізнеси з 2003 року. Для безкоштовної консультації телефонуйте +38 (067) 190-98-11 (Вайбер, Телеграм) або залишайте заявку у формі під дописом.