Інтеграція CRM з програмами BAS. Як це зробити і чому це потрібно

Продажі, облік, клієнти, документи - часто у бізнесів це працює в різних системах. Переважно це спадок під час впроваджень кожної окремої системи без їх інтеграції. Найбільш популярними є різні CRM та облікові програми BAS, які в більшості випадків існують як окремі екосистеми та не обмінюються даними між собою.  Інтеграція CRM із BAS дозволяє звести ці частини в єдине ціле і заощадити до 30% часу на рутинні операції в обліку.

Що таке BAS і чому воно важливе

BAS (Business Automation System) — це лінійка програмних рішень для автоматизації бізнесу. Вона охоплює бухгалтерський і податковий облік, управління складом і торгівлею, виробництвом, фінансами та документообігом. По суті, BAS — це “операційне серце” підприємства, яке відповідає за точність даних та контроль ресурсів.

Чому варто інтегрувати CRM з BAS

CRM-система управляє взаємовідносинами з клієнтами: від першого контакту і заявки до продажу, повторних покупок і підтримки. Інтеграція з BAS дозволяє з’єднати фронт-офіс (продажі, маркетинг, клієнтський сервіс) із бек-офісом (фінанси, склад, виробництво).

Основні переваги:

• Єдина база даних. Усі клієнти, замовлення та документи автоматично синхронізуються між CRM і BAS.
• Зменшення помилок. Дані не вводяться вручну кілька разів, отже, скорочується ризик дублювання чи неточностей.
• Прозорість бізнес-процесів. Керівники бачать весь ланцюг — від заявки клієнта до проведення оплати і відвантаження.
• Оперативна аналітика. Поєднуються показники продажів із CRM з фінансовими та обліковими даними з BAS для точних прогнозів.
• Автоматизація. Менше рутинних операцій і більше часу на стратегічні задачі.

Як відбувається інтеграція CRM з BAS

• Аналіз бізнес-процесів. Визначаються об’єкти даних, які повинні синхронізуватися: клієнти, замовлення, товари, ціни, платежі. Вирішується, яка система буде “джерелом істини” у разі конфліктів.
• Вибір підходу. Інтеграцію можна реалізувати через готові модулі, API або проміжні інтеграційні платформи. Вибір залежить від складності процесів та бюджету.
• Розробка технічної архітектури. Налаштовується формат даних, частота обміну, правила безпеки та обробки помилок.
• Реалізація та тестування. Встановлюються модулі або конектори, перевіряються сценарії: створення нового клієнта, передача замовлення, формування рахунку, синхронізація оплат.
• Запуск і навчання. Після пілотного тестування користувачі навчаються працювати в нових умовах.
• Підтримка та розвиток. Після впровадження інтеграція потребує регулярного моніторингу, адаптації під оновлення CRM і BAS, а також розширення можливостей.

Можливі складнощі при інтеграції

• Різні структури даних у CRM і BAS, які потребують уніфікації.
• Конфлікти при редагуванні одних і тих самих об’єктів у двох системах.
• Високе навантаження при синхронізації в реальному часі.
• Питання безпеки: потрібно забезпечити контроль доступу та шифрування.
• Потреба у підтримці після оновлення програмного забезпечення.

Рекомендації щодо впровадження

1. Почніть з постановки чітких цілей: що саме інтеграція має вирішити.
2. Використовуйте готові рішення, якщо вони закривають більшість вимог, але залишайте простір для доопрацювань.
3. Приділіть увагу тестуванню на реальних бізнес-сценаріях.
4. Залучайте досвідчених інтеграторів, щоб уникнути типових помилок.
5. Плануйте регулярний супровід інтеграції, адже бізнес-процеси та системи постійно змінюються.

Інтеграція CRM із BAS — це не просто технічний крок, а рішення, яке забезпечує бізнесу цілісність даних, швидкість процесів і конкурентну перевагу.

Якщо у вас виникла задача інтегрувати вашу CRM систему з будь-якою обліковою системою BAS - команда Софтінформ допоможе вам це зробити швидко і якісно. Ми більше 20 років в автоматизації бізнесу і маємо готові рішення, або розробимо індивідуальне, під будь-яку бізнес-задачу. Телефонуйте +38 (067) 190-98-11 (Вайбер, Телеграм) або залишайте заявку у формі під дописом.