Загрузка сканкопий документов в BAS с помощью ИИ

Ручной ввод данных со сканкопий и PDF-документов в BAS — одна из самых рутинных и рискованных операций в бухгалтерии и закупках.

Мы разработали обработку для BAS, которая позволяет автоматически:

• распознавать сканкопии и PDF-документы;

• извлекать номенклатуру, количество, суммы и НДС;

• сопоставлять позиции со сканов с номенклатурой, уже существующей в базе;

• работать как с простыми документами, так и с техническими заявками на сотни строк.

В этой статье — краткое описание логики работы решения.
В видео ниже — подробная демонстрация на реальных примерах.

Для каких задач подходит это решение

Обработка будет полезна, если у вас:

• поставщики присылают сканкопии или PDF, а не структурированные файлы;

• большая номенклатура с разными названиями, аббревиатурами и типоразмерами;

• много ручной работы при создании документов в BAS;

• важно сократить количество ошибок и ускорить обработку документов.

Решение интегрируется непосредственно в BAS и не меняет привычную логику работы пользователей.

Как работает загрузка сканкопий в BAS

Общая логика работы следующая:

1. Пользователь загружает изображение или PDF-документ.

2. Документ распознаётся с помощью искусственного интеллекта.

3. Данные приводятся к структурированному виду.

4. Выполняется сопоставление позиций со сканов с номенклатурой в базе.

5. На основании результата создаётся документ в BAS.

Ключевая сложность — поиск корректной номенклатуры, особенно когда названия отличаются или содержат технические параметры.

Методы поиска номенклатуры

В обработке реализовано несколько методов сопоставления, которые могут использоваться отдельно или в комбинации — в зависимости от типа документа.

• логический поиск с использованием ИИ;

• точный поиск по наименованию;

• поиск по номенклатуре поставщика;

• векторный (семантический) поиск;

• Smart Match — интеллектуальный подбор с контролем параметров.

Каждый метод имеет свои сильные и слабые стороны.
Именно поэтому важно не просто «использовать ИИ», а управлять логикой поиска.

Почему простые и технические документы — разные задачи

На простых документах большинство методов показывают схожий результат.
Но при работе с технической номенклатурой ситуация меняется:

• важными становятся типоразмеры;

• критичны стандарты, ДСТУ, ГОСТ;

• даже незначительные отличия параметров имеют значение.

В таких случаях классический ИИ или семантический поиск могут находить «похожие» товары, но не учитывать критичные различия.

Именно здесь проявляется преимущество Smart Match, который позволяет:

• видеть, что именно совпадает;

• понимать, какие параметры отличаются;

• принимать контролируемое решение, а не полагаться на «магию ИИ».

Видео с демонстрацией работы

В видео показано:

• работа с простыми документами;

• обработка PDF с сотнями строк;

• сравнение методов на реальных данных;

• типичные ошибки и способы их избежать;

• итоговый результат в BAS.

👉 Рекомендуем посмотреть видео, чтобы увидеть работу решения в реальных сценариях, а не на тестовых примерах.

(вставка YouTube-видео)

Итоги

Это решение — не «эксперимент с ИИ»,
а практический инструмент для автоматизации работы в BAS.

Оно подходит компаниям, которые:

• регулярно работают со сканкопиями;

• имеют сложную или техническую номенклатуру;

• хотят сократить ручной труд и количество ошибок.

👉 Автоматизация BAS без программистов: как подключать маркетплейсы, банки и CRM через n8n

Хотите узнать больше?

Посмотрите видео или свяжитесь с нами, чтобы обсудить:

• внедрение обработки в вашу конфигурацию BAS;

• адаптацию логики поиска под ваши документы;

• доработку под конкретные бизнес-процессы.

Системы для автоматизации учета