Ведение учета деятельности нескольких организаций. Автоматизируем процесс с помощью BAS Бухгалтерии
Ведение учета одной организации — уже достаточно сложно: налоги, зарплата, акты, отчетность. А если на бухгалтера еще возложить ведение 3–5 компаний или ФОПов. Каждая имеет собственный режим налогообложения, свои договоры, отдельные сроки отчетности. Без должной автоматизации это в большинстве случаев превращается в постоянный стресс, риск ошибок и в итоге получение штрафов.
Как выглядит эта работа на практике и как помогает BAS Бухгалтерия?
Типовые проблемы бухгалтера при ведении нескольких организаций
Двойной или тройной учет
Для каждой компании приходится заводить отдельные картотеки товаров, контрагентов, складов. Если у всех одинаковые поставщики или товары, данные дублируются, а это — куча времени и риск путаницы.
Разрывы в информации
Один контрагент может быть одновременно покупателем для юрлица и поставщиком для ФОПа. Если вести учет в разных базах, невозможно быстро увидеть его общий баланс и историю работы.
Риск ошибок в документах
Бухгалтер постоянно переключается между организациями. Легко выставить счет от «не той» компании или провести документ по «чужой» организации. Это особенно критично, когда налоговая проверка находит такие расхождения.
Отчетность под разные режимы налогообложения
Часто в одной группе бизнесов есть юрлицо на общей системе и несколько ФОПов на упрощенной. Сроки и формы отчетности разные. Без автоматизации отслеживать это — настоящая головная боль.
Кадровый учет и зарплата
Один сотрудник может быть оформлен в нескольких компаниях. Вести для него расчеты отдельно — лишняя работа, которая создает риск ошибок в начислениях ЕСВ, НДФЛ и т. п.
Как BAS Бухгалтерия решает эти задачи
Единая база справочников
Создав общую информационную базу, бухгалтер получает одну картотеку номенклатуры, контрагентов, складов и сотрудников. Это убирает дублирование и позволяет быстро видеть историю сотрудничества.
Поле «Организация» в документах
Система автоматически добавляет его, если в справочнике есть несколько организаций. Так бухгалтер не забудет, от какой юрлица формируется счет или налоговая накладная.
Раздельная отчетность
Хотя документы хранятся в одной базе, налоговая и бухгалтерская отчетность формируется отдельно для каждой организации. Это критически важно для избежания штрафов и налоговых рисков.
Единый кадровый учет
Если сотрудник работает в нескольких организациях, данные хранятся централизованно. Это позволяет контролировать зарплату, больничные, отпуска — без дублирования.
Контроль нагрузки бухгалтера
В BAS можно быстро отфильтровать документы и операции по конкретной организации. Это минимизирует риск перепутать документы.
Реальный пример из практики
Представим ситуацию: бухгалтер ведет две организации — ООО «Альфа» (общая система) и ФОП Иваненко (упрощенная). Поставщики и товары те же, даже склады общие.
| Отдельные базы | Единая база BAS Бухгалтерии |
|---|---|
| Нужно дублировать все справочники (товары, контрагенты, склады). | Единая картотека справочников для всех организаций. |
| Складские остатки невозможно быстро сопоставить между компаниями. | Остатки отслеживаются централизованно, доступны в любой момент. |
| Формировать отчетность сложнее, нужно постоянно переключаться между базами. | Для ФОПа и ООО формируются отдельные декларации, но все данные хранятся в одной базе. |
| Высокий риск ошибок и лишние затраты времени. | Минимизация рисков и экономия десятков часов работы ежемесячно. |
Когда стоит оставлять отдельные базы
- Если организации вообще не связаны между собой.
- Если разные бухгалтеры отвечают за разные компании.
- Если владельцы хотят иметь полностью изолированный учет.
В таких случаях проще вести каждую компанию отдельно. Но для большинства бизнес-групп с несколькими ФОПами и юрлицами эффективнее работать в единой базе.
Автоматизация учета нескольких организаций в BAS Бухгалтерии меняет сам подход к работе бухгалтера. Вместо постоянного дублирования справочников и ручной проверки документов формируется единая информационная база, где каждая операция жестко привязана к конкретному юрлицу или ФОПу. Это убирает путаницу, снижает риск налоговых ошибок и позволяет видеть полную картину деятельности бизнес-группы без потери детализации. Для руководителя это означает контроль и прозрачность, для бухгалтера — работу с системой, которая поддерживает порядок даже в сложных структурах с разными режимами налогообложения.
Если у вас возникла потребность в автоматизации процесса учета ведения нескольких организаций с единой базой, специалисты Софтинформ реализуют эту задачу качественно и быстро. Автоматизируем бизнесы с 2003 года. Для бесплатной консультации звоните +38 (067) 190-98-11 (Viber, Telegram) или оставляйте заявку в форме под постом.